Før masseproduksjon, sørg for at alle detaljer er gjensidig avtalt med din kinesiske leverandør for å sikre en jevn produksjonsprosess og unngå unødvendig omarbeid eller forsinkelser på grunn av uklar kommunikasjon etterpå.
I denne artikkelen vil vi introdusere nøkkelpunktene som bør bekreftes med din kinesiske leverandør før den offisielle produksjonsstarten, for å hjelpe deg med å oppfylle alle aspekter av bestillingen din mer jevnt.
1. Bekreftelse av proformafaktura
Før formell produksjon bør du bekrefte med leverandøren Proforma-fakturaen (forkortet PI), som tilsvarer den foreløpige versjonen av kontrakten og inneholder nøkkelinformasjon som pris, mengde, produktspesifikasjoner og så videre.
Når du bekrefter denne fakturaen, sørg for å dobbeltsjekke alle detaljene for å unngå uoverensstemmelser med den oppgitte prisen på tidspunktet for formell forsendelse.
En proformafaktura brukes ofte som basisdokument for det endelige tilbudet, og når det er bekreftet, kan ikke prisen og vilkårene endres. Den gir en spesifikk pris og transaksjonsdetaljer for både deg og leverandøren.
Proforma fakturaer kreves også når du er i gang med import/eksport fortolling. Sørg derfor for at ordrebeløpet på fakturaen er det samme som beløpet du betalte.
Proformafakturaer hjelper til med å håndtere import- og eksportavgiftsspørsmål ved å tydelig angi alle varer, avgifter og leveringsbetingelser, noe som kan hjelpe til med å beregne toll, merverdiavgift osv. Noen kjøpere tilbyr lavere fakturabeløp for å betale mindre toll, noe som medfører lovlig risikoer.
2. Signer konfidensialitetsavtale
Hvis det nye produktet ditt involverer patenter, designtegninger eller annen konfidensiell informasjon, er det nødvendig å signere en taushetserklæring (NDA) før du genererer samarbeid i store mengder. En taushetserklæring kan effektivt beskytte dine forretningshemmeligheter, forhindre at informasjonen lekker og blir brukt av konkurrenter.
Taushetserklæringer må spesifisere hva slags informasjon som skal holdes konfidensiell. For eksempel produktdesigntegninger, forsyningskjededata, markedsføringsplaner osv. Kun informasjon som er definert som konfidensiell er forpliktet til å holdes konfidensiell av leverandøren.
Spesifiser varigheten av informasjonens konfidensialitet. Noen opplysninger kan miste sin konfidensialitet etter en viss tidsperiode, mens noen forretningshemmeligheter kan trenge å holdes konfidensiell permanent. Disse periodene bør fremgå av avtalen.
Spesifiser i avtalen konsekvensene av brudd på taushetsplikten, herunder bøter, erstatning for skader etc. Dette vil bedre binde leverandøren til å overholde avtalen.
3.Bekreft levering og leveringstid
Det er viktig å avklare leveringstider med leverandørene dine for å sikre at varene dine kommer til et bestemt tidspunkt, ellers kan det påvirke salgsprogrammet ditt.
Bekreftelse av leverings- og ledetider og sikring av avtale med leverandørene dine kan unngå produksjonsforsinkelser, transportproblemer og forsyningskjedeforstyrrelser, blant annet problemer, noe som sikrer at produktene dine når markedet i tide og at forretningsplanen utføres problemfritt.
Før du fullfører en ordre hos en leverandør, må du først bekrefte produksjonstiden. Lengden på produksjonsledetiden avhenger av kompleksiteten til bestillingen, tilpasningsbehovene til produktet og produksjonskapasiteten til leverandøren.
Ved høyvolumsbestillinger eller spesialtilpassede produkter kan produksjonstiden bli lengre, så det er viktig å bekrefte dette punktet på forhånd.
Når du bekrefter leveringstiden, må du også diskutere transportmåten (f.eks. sjø, luft, jernbane osv.) med leverandøren, samt transporttiden. Ulike transportformer kan påvirke leveringstiden.
For eksempel tar sjøfrakt vanligvis lengre tid enn flyfrakt, men koster mindre. Du må balansere kostnadene og leveringstidsrammen med dine behov.
Å bestemme leveringsstedet (f.eks. havn, lager, dør-til-dør osv.) har også en direkte innvirkning på leveringstiden. Etter å ha bekreftet transportmåten er det viktig å avklare med leverandøren leveringsstedet og om leverandøren trenger å yte andre tjenester, som lossing, fortolling etc. på leveringstidspunktet.
Når du bestemmer leveringstider, ta hensyn til kinesiske helligdager, som det kinesiske nyttåret og nasjonaldagen, som kan forårsake forsinkelser i produksjon og logistikk. Bekreft ferieavtaler med leverandører for å unngå forsinkelser på grunn av helligdager.
For eksempel skal du kjøpe et parti forbrukerelektronikk fra Kina. Du har forhandlet en ordre med leverandøren og spesifisert leveringsbetingelsene som FOB Shanghai. Du krever at leverandøren fullfører produksjonen og sender varene innen 30 dager etter ordrebekreftelse. Leverandøren gir deg en detaljert produksjonsplan og transportplan: produksjonstiden er 20 dager og transporttiden er estimert til 10 dager. For å sikre levering før ferien ber du spesifikt leverandøren om å produsere før tidsplanen og begynne å ordne forsendelse 15 dager etter ordrebekreftelse. På denne måten unngår du leveringsproblemer forårsaket av ferier eller produksjonsforsinkelser.
I tillegg krever du at leverandørene gir regelmessige fremdriftsrapporter før levering, slik at du kan følge med på statusen til bestillingene dine og sørge for at leveringstidene er i rute. Ved å tydelig kommunisere og bekrefte leverings- og ledetider, sikrer du at produktet kommer frem i tide.
4. Kompensasjon eller løsning for produktfeil
Selv svært spesialiserte leverandører kan støte på noen problemer med produktkvalitetsfeil under produksjonsprosessen. Enten på grunn av skader forårsaket av produksjon eller transport, kan produktfeil føre til kundemisnøye, salgsforsinkelser eller andre økonomiske tap.
Derfor kan det å avklare erstatning og løsning for produktfeil og avtale med leverandøren på forhånd raskt hjelpe deg med å takle på grunn av kvalitetsproblemer og redusere tap.
Hvis 5 % av produktene i en massebestilling du mottar er defekte, kan det hende du må håndtere disse problemene for egen regning dersom et kompensasjonsprogram ikke er etablert på forhånd. Ved å kommunisere på forhånd kan du unngå tap ved å be leverandøren din om å inkludere en mangelskompensasjonsklausul i kontrakten, for eksempel å gjøre opp for det i neste bestilling eller tilby en rabatt på et visst beløp.
Typer produktfeil
Utseende defekter
Utseendefeil refererer vanligvis til problemer med overflaten eller utseendet til produktet, som riper, ujevn farge, deformasjoner, flekker, brudd osv. Slike feil oppstår ofte under transport eller uten streng kvalitetskontroll under produksjon.
Resept
- Retur og bytte: Dersom mangelen oppdages før levering, kan leverandøren bli bedt om å returnere eller bytte det avvikende produktet.
- Erstatningsrabatt: Hvis feilen er mindre og ikke påvirker funksjonen til produktet, kan du forhandle om rabatt eller refusjon fra leverandøren.
- Ompakking eller omlakkering: Hvis skaden er liten og kostnadene ved reparasjon er lave, kan du be leverandøren reparere den eller kompensere deg for kostnadene ved ompakking.
funksjonsfeil
En funksjonsfeil er når et produkt ikke fungerer eller fungerer som det skal. Eksempler inkluderer elektroniske produkter som ikke slår seg på, mekaniske deler som ikke fungerer som de skal, og programvare som ikke fungerer. Disse typer feil oppstår vanligvis under produksjonsprosessen og kan være forårsaket av dårlig design, materialproblemer eller feil montering.
Løsning:
- Produktretur eller bytte: Be leverandøren om å gi en retur eller erstatning, spesielt hvis mangelen påvirker normal bruk av produktet.
- Reparasjon eller feilsøking: For de produktene med lave reparasjonskostnader kan du be leverandøren om å reparere eller feilsøke dem.
- Erstatning for skader: Dersom det defekte produktet har forårsaket kundeklager eller markedstap, kan leverandøren holdes ansvarlig for skadene.
Størrelses- eller spesifikasjonsavvik
Et størrelses- eller spesifikasjonsavvik er når en leverandør leverer et produkt som ikke samsvarer med kravene i bestillingen. Dette kan skyldes at produksjonen ikke følger spesifikasjonene eller en feil i leverandørens forståelse av bestillingen.
Løsning:
- Retur eller bytte: Be leverandøren returnere eller bytte produktet som ikke oppfyller spesifikasjonene.
- Endre eller juster: Hvis bare et enkelt produkt er ute av spesifikasjonen, kan du be leverandøren justere eller erstatte produktet for å sikre at det oppfyller dine krav.
- Reprodusere: Hvis det er et problem med hele batchen, må du kanskje be leverandøren om å reprodusere og sende produktet på nytt.
Materielle problemer
Materialfeil er problemer med råvarene til et produkt som kan resultere i dårlig kvalitet eller kortere levetid. Eksempler inkluderer bruk av dårlige stoffer til klær eller plast av dårlig kvalitet til innredning av hjemmet.
Løsning:
- Utskifting av materialer: Krev at leverandøren erstatter de substandard materialene og bruker samsvarende materialer i etterfølgende produksjon.
- Retur, bytte eller kompensasjon: For produkter som er levert og funnet å ha vesentlige problemer, kan du be om retur, bytte eller be leverandøren gi rabatter som kompensasjon.
- Reproduksjon: Hvis materialproblemet påvirker masseproduksjon, kan leverandøren bli bedt om å reprodusere kvalifiserte produkter.
5. Bestem betalingsmåten
Å bestemme betalingsmåten med leverandørene dine er et skritt mot å sikre en smidig transaksjon. Ulike betalingsmåter påvirker ikke bare pengestrømmen, men er også direkte knyttet til din risikokontroll og kontantstrøm.
Selskaper som driver utenrikshandel i Kina godtar vanligvis følgende betalingsmåter:
Telegrafisk overføring (T/T)
Dette er den vanligste betalingsformen, hvor kjøper overfører pengene direkte til selger gjennom banken. Telegrafiske overføringer er raske og enkle og gjennomføres vanligvis innen 1-3 virkedager, men kan medføre et gebyr.
Kinesiske selskaper ønsker vanligvis å motta betaling så snart som mulig, så bankoverføringer har blitt den vanligste betalingsmåten.
Brevbrev (L/C)
Denne betalingsmåten gir en garanti gjennom banken for å sikre at selger kan motta betaling for varene etter levering i henhold til kontraktskravene. Det er egnet for større beløp og transaksjoner med høyere risiko, og kan beskytte interessene til begge parter, men kostnadene ved å utstede et remburs er høyere, og prosessen er mer tungvint. For ukjente kunder kan remburs effektivt redusere risikoen for transaksjoner.
Kinesiske selskaper velger vanligvis rembursbetalingsmetoden i transaksjoner med nye kunder eller ukjente markeder, fordi rembursen gir bankbeskyttelse og effektivt kan unngå risikoen for kundemislighold.
Veksler (D/P, D/A)
Håndterer dokumentasjonen av varer gjennom banken og kjøper må betale før han kan ta imot varene. Det er enklere enn et remburs, men selgeren kan stå overfor en viss risiko dersom kjøperen nekter å betale.
Postanvisninger er en enkel og rimeligere måte å betale for bestillinger som ikke involverer et stort transaksjonsbeløp.
Alipay/WeChat-betaling
Disse betalingsmetodene er svært populære i Kina og er spesielt egnet for små transaksjoner og B2C-modeller (business-to-consumer). De er enkle å bruke og midler kommer raskt, men er vanligvis ikke egnet for bulkvarer eller lange forsyningsforhold.
6.Bekreft betalingsbetingelser
Betalingsvilkår er ikke bare knyttet til sikkerheten til finansstrømmer, men har også en direkte innvirkning på tilliten og samarbeidsforholdet mellom de to partene. Tydelige og rimelige betalingsbetingelser kan bidra til å minimere potensielle risikoer, beskytte interessene til begge parter og sikre at varer produseres og leveres til rett tid.
Tydelige betalingsbetingelser bidrar ikke bare til å sikre en smidig transaksjon, men reduserer også risikoen for begge parter effektivt. Avhengig av ordretype og forholdet tilbyr leverandørene vanligvis flere vanlige betalingsmåter.
30% innskudd og 70% balanse før eksport
Denne betalingsmåten er svært vanlig i utenrikshandelstransaksjoner, vanligvis brukt for nye kunder eller førstegangssamarbeid. Kjøper må betale 30% depositum på forhånd etter signering av kontrakten, og de resterende 70% betales før eller etter at varene er sendt.
For kjøperen sikrer betaling av depositum at leverandøren produserer og sender varene til avtalt tid, mens leverandøren sørger for at kjøperen er oppriktig i å legge inn bestillingen gjennom pantet. Denne tilnærmingen balanserer risikoen for begge parter, men kjøperen må ha tilstrekkelig finansiell flyt til å betale depositumet.
30% depositum, 70% B/L betaling
En annen vanlig betalingsmåte er å betale et depositum på 30 % og de resterende 70 % i form av et fraktbrev. Dette betyr at kjøperen betaler restbeløpet til selgeren etter at varene er sendt og konnossementet er mottatt.
På denne måten kan kjøperen motta konnossementet for å bekrefte at varene er sendt, og deretter fullføre den endelige betalingen, noe som øker sikkerheten for transaksjonen.
Selger kan også sørge for at en del av betalingen er mottatt før konnossementet overleveres til kjøper, noe som reduserer risikoen. Denne metoden er egnet for langsiktig samarbeid mellom kjøpere og selgere.
Ingen depositum kreves, full betaling med fraktbrev
For partnere som har etablert et langsiktig tillitsforhold, tilbyr noen leverandører til og med betingelsen om full betaling, det vil si at kjøperen betaler hele beløpet av varene etter å ha mottatt konnossementet.
Denne tilnærmingen er veldig gunstig for kjøperen, fordi det ikke er nødvendig å betale et depositum på forhånd, strømmen av midler er mer fleksibel.
Når det gjelder selger, betyr det at det til en viss grad er etablert tillit, og kjøper kan bekrefte eierskapet til varen i kraft av konnossementet, noe som reduserer usikkerheten ved transaksjonen.
O/A (Åpne konto)
O/A-betalinger (Open Account) er de som lar kjøperen betale for varene innen en viss tidsperiode etter at de er sendt, uten å måtte betale på forhånd.
Vanligvis vil O/A-betalingsvilkår angi at kjøperen må betale for varene innen 30, 60 eller 90 dager, avhengig av den spesifikke avtalen med leverandøren. O/A-betalingsmetoden skaper et sterkt tillitsforhold mellom kjøperen og selgeren.
Endelig
Jeg håper denne artikkelen om ting du bør sjekke med dine kinesiske leverandører før produksjon hjelper deg til å få et hjertelig samarbeid mellom deg og leverandørene dine. Hvis du har spørsmål om dagens innhold, vennligst gi meg beskjed i kommentarene nedenfor.
Goodcan er et profesjonelt agentinnkjøpsselskap i Yiwu, hvis du trenger den beste servicen og tilbyr den mest konkurransedyktige prisen, vær så snill kontakt oss!
