अध्याय 1: सोधपुछ संचार
चिनियाँ आपूर्तिकर्ताहरूसँग सञ्चार सुरु गर्दा, खरिदकर्ताहरूको लागि सोधपुछ सबैभन्दा सामान्य कार्य हो। आयातकर्ताहरू र चिनियाँ बिक्री कर्मचारीहरूले सोधपुछ र कोटेशनहरूमा धेरै समय र ऊर्जा खर्च गर्नेछन्। खरीददारहरू प्राय: विक्रेताले एकाइ मूल्य, डेलिभरी अवधि र कर दर तिनीहरूले विक्रेतालाई दिने सूचीको आधारमा सूचीबद्ध गर्न चाहन्छन्। यो सरल र प्रभावकारी छ।
तर वास्तवमा, धेरै सोधपुछ प्रक्रियाहरूमा, बिक्रीले खरिदको बारेमा धेरै प्रश्नहरू सोध्नेछ: तपाईंको खरिदको मात्रा कति ठूलो छ? के तपाई आफैले प्रयोग गर्नुभयो? के वितरण समय जरुरी छ? …
धेरै खरीददारहरूले बुझ्दैनन् किन त्यहाँ धेरै अप्रासंगिक प्रश्नहरू छन्। वास्तवमा, यो किनभने विक्रेताले आयातकर्ताको अवस्था पत्ता लगाउन चाहन्छ, उत्पादनको लागि ग्राहकको अत्यावश्यकता, खरिद भोल्युम, इत्यादिको आधारमा अर्डरको नाफा तौल्नुहोस्, र त्यसपछि एक उत्तम उद्धरण योजना अनुकूलित गर्नुहोस्।
त्यसपछि आयातकर्ताहरूले निम्न पक्षहरूमा तयारी गर्न सक्छन्:
विस्तृत आवश्यकताहरू प्रदान गर्नुहोस्:
स्पष्ट रूपमा सामग्री, आयाम, मात्रा र कुनै विशेष आवश्यकताहरू सहित आफ्नो उत्पादन विशिष्टताहरू रूपरेखा। अगाडि विस्तृत जानकारी प्रदान गर्नुले आपूर्तिकर्तालाई तपाईलाई के चाहिन्छ भनेर बुझ्न मद्दत गर्दछ।
सान्दर्भिक प्रश्नहरू सोध्नुहोस्:
आपूर्तिकर्तालाई यसको उत्पादनहरू, उत्पादन क्षमताहरू, डेलिभरी समय र मूल्य निर्धारणको बारेमा सोध्न सान्दर्भिक प्रश्नहरूको श्रृंखला तयार गर्नुहोस्। विशेष प्रश्नहरू सोध्नुले तपाईंको गम्भीरता देखाउन सक्छ र तपाईंलाई सूचित निर्णय गर्न आवश्यक जानकारी सङ्कलन गर्न मद्दत गर्दछ।
अनुरोध नमूनाहरू:
तपाईंको बजारको लागि गुणस्तर, कारीगरी र उपयुक्तता मूल्याङ्कन गर्न तपाईंले रुचि राख्नुभएको उत्पादनहरूको नमूनाहरू अनुरोध गर्नुहोस्। स्पष्ट रूपमा कुनै पनि अनुकूलन वा ब्रान्डिङ विशिष्टताहरू सहित, आफ्नो नमूना आवश्यकताहरू संचार गर्नुहोस्।
अपेक्षाहरू स्थापित गर्नुहोस्:
स्पष्ट रूपमा मूल्य निर्धारण, भुक्तान सर्तहरू, र डेलिभरी कार्यक्रमको लागि आफ्नो अपेक्षाहरू संवाद गर्नुहोस्। पछि गलतफहमीबाट बच्न आफ्नो बजेट बाधा र समयरेखा आवश्यकताहरु बारे पारदर्शी हुनुहोस्।
अध्याय २: अर्डर कार्यान्वयनको क्रममा सञ्चार
आपूर्तिकर्तालाई खरिद सम्झौता पठाएपछि, यसको मतलब यो होइन कि तपाईंले उत्पादन समयमै ढुवानी गर्न पर्खन सक्नुहुन्छ। अवस्था अक्सर अप्रत्याशित छ। कहिलेकाहीँ, आपूर्तिकर्ताहरू पनि दीर्घकालीन स्थिर र मैत्री सहयोग प्रवर्द्धन गर्न समयमै सामानहरू डेलिभर गर्न चाहन्छन्।
तर त्यहाँ सधैं अन्य कारकहरूबाट हस्तक्षेपहरू छन् जसले दुर्घटनाहरू निम्त्याउन सक्छ। उदाहरणका लागि, आपूर्तिकर्ताको कारखाना तालिका, ग्राहक प्राथमिकता, कच्चा माल समस्या, उत्पादन उपकरण समस्या र बिजुली आउटेज, प्राकृतिक प्रकोप, जिम्मेवार व्यक्तिको बिरामी, आदि सबैले अन्तिम डेलिभरी समयलाई असर गर्नेछ। धेरै बिक्रेताहरू प्रारम्भिक चरणहरूमा समस्या समाधान गर्न कडा परिश्रम गर्छन् र खरिदकर्ताहरूलाई तुरुन्तै बताउँदैनन्। अक्सर जब यो प्रस्ट हुन्छ कि डेलिभरी मिति नजिकिँदै गर्दा समस्या समाधान गर्न सकिदैन, तिनीहरूले खरिदकर्तालाई समयमै सामानहरू डेलिभर गर्न नसकिने बताउन बाध्य हुन्छन्।
जब समस्या हुन्छ, केहि विक्रेताहरूले खरिदकर्ताहरूलाई बुझ्नको लागि विभिन्न कारणहरू बनाउनेछन्। कच्चा माल उत्पादक, भन्सार, रसद र यातायात जस्ता केही लिङ्कहरूमा समस्या भएको हुन सक्छ... एक क्रेताको रूपमा, तपाईंले सम्भव भएसम्म यी समस्याहरूको घटनालाई रोक्नै पर्छ।
यस चरणमा प्रभावकारी सञ्चार कसरी कायम राख्ने भन्ने यहाँ छ:
1. अर्डर विवरण पुष्टि गर्नुहोस्:
उत्पादन सुरु हुनु अघि सबै अर्डर विवरणहरू समीक्षा गर्नुहोस् र पुष्टि गर्नुहोस्, उत्पादन विनिर्देशहरू, मात्रा, मूल्य निर्धारण र डेलिभरी सर्तहरू सहित। यी विवरणहरूलाई लिखित रूपमा राख्नाले विसंगति र गलतफहमीहरू रोक्न मद्दत गर्दछ।
२.नियमित सम्पर्क राख्नुहोस्:
उत्पादन प्रक्रियाभरि आपूर्तिकर्ताहरूसँग सञ्चार च्यानलहरू खुला राख्नुहोस्। उत्पादन प्रगति, गुणस्तर निरीक्षण, र ढुवानी व्यवस्था सहित अर्डर स्थिति मा नियमित अपडेट अनुरोध गर्नुहोस्।
3. समस्याहरू तुरुन्तै समाधान गर्नुहोस्:
उत्पादन प्रक्रियाको क्रममा कुनै पनि समस्या वा चिन्ताहरू उत्पन्न भएमा, कृपया तिनीहरूलाई तुरुन्तै आपूर्तिकर्तासँग समाधान गर्नुहोस्। समाधानका लागि आफ्ना अपेक्षाहरू स्पष्ट रूपमा संवाद गर्नुहोस् र दुबै पक्षहरूको आवश्यकताहरू पूरा गर्ने समाधान खोज्न सँगै काम गर्नुहोस्।
4. समायोजन र परिवर्तनहरू:
यदि अर्डर आवश्यकताहरूमा कुनै परिवर्तन वा परिमार्जनहरू छन् भने, कृपया तिनीहरूलाई स्पष्ट रूपमा आपूर्तिकर्तालाई तुरुन्तै सञ्चार गर्नुहोस्। मूल्य निर्धारण, वितरण समय, वा उत्पादन तालिकामा कुनै पनि सम्भावित प्रभावहरू छलफल गर्नुहोस् र अगाडि बढ्नु अघि आपसी सम्झौतामा पुग्नुहोस्।
अध्याय 3: समस्याहरू उत्पन्न भएपछि सञ्चार
सावधानीपूर्वक योजना र कार्यान्वयनको बावजुद, खरिद प्रक्रियामा समस्याहरू उत्पन्न हुन सक्छ।
यदि तपाईंले उत्पादन वा डेलिभरीमा कुनै समस्या सामना गर्नुभयो भने, कृपया तुरुन्तै आपूर्तिकर्तालाई सूचित गर्नुहोस् र शान्त सञ्चार कायम राख्नुहोस्। औंलाहरू देखाउने वा टकरावबाट जोगिनुहोस् र समस्याहरूको रचनात्मक समाधान खोज्नमा ध्यान केन्द्रित गर्नुहोस्।
तपाईंले समस्या समाधान गर्नका लागि सुधारका लागि आफ्ना अपेक्षाहरू स्पष्ट रूपमा संवाद गर्न सक्नुहुन्छ, चाहे त्यो प्रतिस्थापन, मर्मत, वा क्षतिपूर्ति होस्। एक कार्य योजना विकास गर्न र समाधानको लागि समयरेखा विकास गर्न विक्रेतासँग काम गर्नुहोस्।
यसका अतिरिक्त, इमेल, फोन कल र लिखित पत्राचार सहित आपूर्तिकर्ताहरूसँगको सबै सञ्चारको विस्तृत रेकर्ड राख्नुहोस्। यो कागजातले विवाद वा असहमतिको घटनामा प्रमाणको रूपमा काम गर्दछ र जवाफदेहीता सुनिश्चित गर्न मद्दत गर्दछ।
आयात प्रक्रियामा चिनियाँ आपूर्तिकर्ताहरूसँग प्रभावकारी सञ्चारको लागि यी दिशानिर्देशहरू पालना गरेर, आयातकर्ताहरूसँग बलियो सम्बन्ध निर्माण गर्ने, जोखिम कम गर्ने र आफ्नो व्यवसायको सफलता सुनिश्चित गर्ने राम्रो मौका छ।
