Bab 1: Komunikasi Inkuiri
Apabila memulakan komunikasi dengan pembekal China, pertanyaan adalah tugas yang paling biasa untuk pembeli. Pengimport dan kakitangan jualan China akan menghabiskan banyak masa dan tenaga untuk pertanyaan dan sebut harga. Pembeli selalunya mahu jurujual menyenaraikan harga unit, tempoh penghantaran dan kadar cukai berdasarkan senarai yang mereka berikan kepada jurujual. Ia mudah dan cekap.
Tetapi sebenarnya, dalam banyak proses pertanyaan, jualan akan bertanya banyak soalan tentang pembelian: Berapa besar jumlah pembelian anda? Adakah anda menggunakannya sendiri? Adakah masa penghantaran segera? …
Ramai pembeli tidak faham mengapa terdapat banyak soalan yang tidak berkaitan. Sebenarnya, ini kerana jurujual ingin mengetahui keadaan pengimport, menimbang keuntungan pesanan berdasarkan keperluan pelanggan yang mendesak untuk produk, jumlah pembelian, dsb., dan kemudian menyesuaikan pelan sebut harga yang sempurna.
Kemudian pengimport boleh menyediakan dalam aspek berikut:
Menyediakan keperluan terperinci:
Gariskan dengan jelas spesifikasi produk anda, termasuk bahan, dimensi, kuantiti dan sebarang keperluan khas. Menyediakan maklumat terperinci di hadapan membantu pembekal memahami dengan tepat apa yang anda perlukan.
Tanya soalan yang berkaitan:
Sediakan satu siri soalan yang berkaitan untuk bertanya kepada pembekal tentang produknya, keupayaan pembuatan, masa penghantaran dan harga. Mengajukan soalan khusus boleh menunjukkan kesungguhan anda dan membantu anda mengumpulkan maklumat yang anda perlukan untuk membuat keputusan termaklum.
Contoh Permintaan:
Minta sampel produk yang anda minati untuk menilai kualiti, mutu kerja dan kesesuaian untuk pasaran anda. Nyatakan dengan jelas keperluan sampel anda, termasuk sebarang penyesuaian atau spesifikasi penjenamaan.
Tetapkan jangkaan:
Nyatakan dengan jelas jangkaan anda untuk harga, syarat pembayaran dan jadual penghantaran. Bersikap telus tentang kekangan belanjawan dan keperluan garis masa anda untuk mengelakkan salah faham kemudian.
Bab 2: Komunikasi semasa Pelaksanaan Perintah
Selepas menghantar kontrak pembelian kepada pembekal, ini tidak bermakna anda boleh menunggu produk dihantar tepat pada masanya. Keadaan itu selalunya tidak dijangka. Kadangkala, pembekal juga ingin menghantar barangan tepat pada masanya untuk menggalakkan kerjasama yang stabil dan mesra jangka panjang.
Tetapi sentiasa ada gangguan daripada faktor lain yang boleh menyebabkan kemalangan. Contohnya, jadual kilang pembekal, keutamaan pelanggan, masalah bahan mentah, masalah peralatan pengeluaran dan juga gangguan bekalan elektrik, bencana alam, penyakit orang yang bertanggungjawab, dsb. semuanya akan menjejaskan masa penghantaran akhir. Ramai penjual cenderung bekerja keras untuk menyelesaikan masalah pada peringkat awal dan tidak memberitahu pembeli dengan segera. Selalunya apabila jelas masalah tidak dapat diselesaikan apabila tarikh penghantaran semakin hampir, mereka terpaksa memberitahu pembeli bahawa barangan tidak dapat dihantar tepat pada masanya.
Apabila masalah berlaku, sesetengah jurujual akan membuat pelbagai alasan untuk membolehkan pembeli memahami. Mungkin terdapat masalah dalam beberapa pautan seperti pengilang bahan mentah, kastam, logistik dan pengangkutan… Sebagai pembeli, anda mesti mengelakkan berlakunya masalah ini seboleh-bolehnya.
Inilah cara untuk mengekalkan komunikasi yang berkesan semasa peringkat ini:
1. Sahkan butiran pesanan:
Semak dan sahkan semua butiran pesanan dengan pembekal sebelum pengeluaran bermula, termasuk spesifikasi produk, kuantiti, harga dan terma penghantaran. Menyimpan butiran ini secara bertulis membantu mengelakkan percanggahan dan salah faham.
2. Kekalkan hubungan tetap:
Pastikan saluran komunikasi terbuka dengan pembekal sepanjang proses pengeluaran. Minta kemas kini tetap tentang status pesanan, termasuk kemajuan pengeluaran, pemeriksaan kualiti dan pengaturan penghantaran.
3.Selesaikan masalah dengan segera:
Jika sebarang masalah atau kebimbangan timbul semasa proses pengeluaran, sila selesaikan dengan pembekal dengan segera. Nyatakan dengan jelas jangkaan anda untuk penyelesaian dan bekerjasama untuk mencari penyelesaian yang memenuhi keperluan kedua-dua pihak.
4.Pelarasan dan perubahan:
Jika terdapat sebarang perubahan atau pengubahsuaian kepada keperluan pesanan, sila sampaikan dengan jelas kepada pembekal dengan segera. Bincangkan sebarang potensi kesan pada harga, masa penghantaran atau jadual pengeluaran dan capai persetujuan bersama sebelum meneruskan.
Bab 3: Komunikasi selepas masalah timbul
Walaupun perancangan dan pelaksanaan yang teliti, masalah boleh timbul semasa proses perolehan.
Jika anda menghadapi sebarang masalah dengan produk atau penghantaran, sila maklumkan pembekal dengan segera dan kekalkan komunikasi yang tenang. Elakkan menuding jari atau konfrontasi dan fokus untuk mencari penyelesaian yang membina kepada masalah.
Anda boleh menyampaikan dengan jelas jangkaan anda untuk pemulihan untuk menyelesaikan masalah, sama ada penggantian, pembaikan atau pampasan. Bekerjasama dengan vendor untuk membangunkan pelan tindakan dan membangunkan garis masa untuk penyelesaian.
Di samping itu, simpan rekod terperinci semua komunikasi dengan pembekal, termasuk e-mel, panggilan telefon dan surat-menyurat bertulis. Dokumentasi ini berfungsi sebagai bukti sekiranya berlaku pertikaian atau perselisihan faham dan membantu memastikan akauntabiliti.
Dengan mengikuti garis panduan ini untuk komunikasi berkesan dengan pembekal China sepanjang proses import, pengimport mempunyai peluang yang lebih baik untuk membina hubungan yang kukuh, mengurangkan risiko dan memastikan kejayaan perniagaan mereka.
