1. fejezet: Érdeklődési kommunikáció
A kínai beszállítókkal való kommunikáció megkezdésekor a vevők leggyakoribb feladata a lekérdezés. Az importőrök és a kínai értékesítők sok időt és energiát fognak költeni a megkeresésekre és az árajánlatokra. A vevők gyakran azt szeretnék, hogy az eladó az általuk az eladónak adott lista alapján tüntesse fel az egységárat, a szállítási időszakot és az adókulcsot. Egyszerű és hatékony.
Valójában azonban számos kérdőíves folyamat során az értékesítések sok kérdést tesznek fel a vásárlással kapcsolatban: Mekkora a beszerzési mennyisége? Te magad használtad? Sürgős a szállítási idő? …
Sok vásárló nem érti, miért van olyan sok irreleváns kérdés. Valójában ennek az az oka, hogy az értékesítő szeretné tájékozódni az importőr helyzetéről, mérlegelni szeretné a megrendelés hasznát a vevő termék iránti sürgőssége, vásárlási mennyisége stb. alapján, majd tökéletes árajánlattervet készít.
Ezután az importőrök a következő szempontok szerint készülhetnek:
Részletes követelmények megadása:
Világosan vázolja fel a termék specifikációit, beleértve az anyagokat, a méreteket, a mennyiségeket és az esetleges speciális követelményeket. A részletes információk előzetes megadása segít a beszállítónak abban, hogy pontosan megértse, mire van szüksége.
Tegyen fel releváns kérdéseket:
Készítsen egy sor releváns kérdést, és kérdezze meg a szállítót a termékeiről, a gyártási képességeiről, a szállítási időkről és az árakról. Ha konkrét kérdéseket tesz fel, megmutathatja komolyságát, és segíthet összegyűjteni a megalapozott döntéshez szükséges információkat.
Minták kérése:
Kérjen mintát az Önt érdeklő termékekből, hogy értékelje a minőséget, a kivitelezést és a piacra való alkalmasságot. Világosan adja meg a mintakövetelményeket, beleértve a testreszabási vagy márkajellegű specifikációkat.
Elvárások megfogalmazása:
Világosan közölje az árakkal, fizetési feltételekkel és szállítási ütemezéssel kapcsolatos elvárásait. A későbbi félreértések elkerülése érdekében legyen átlátható költségvetési korlátaival és időbeli követelményeivel kapcsolatban.
2. fejezet: Kommunikáció a megrendelés végrehajtása során
Az adásvételi szerződés beszállítónak történő elküldése nem jelenti azt, hogy Ön megvárhatja a termék időben történő kiszállítását. A helyzet gyakran váratlan. Néha még a beszállítók is szeretnék időben szállítani az árukat, hogy elősegítsék a hosszú távú stabil és baráti együttműködést.
De mindig vannak olyan zavaró tényezők, amelyek balesetet okozhatnak. Például a beszállító gyári ütemezése, a vevői prioritás, a nyersanyag-problémák, a gyártóberendezések problémái, sőt az áramkimaradások, természeti katasztrófák, a felelős személy betegsége stb. mind befolyásolják a végső szállítási időt. Sok eladó hajlamos keményen dolgozni a probléma korai szakaszában történő kijavításán, és nem szól azonnal a vásárlóknak. Gyakran amikor a szállítási határidő közeledtével egyértelmű, hogy a probléma nem megoldható, kénytelenek közölni a vevővel, hogy az árut nem lehet időben kiszállítani.
Probléma esetén egyes értékesítők különféle okokat találnak ki, hogy megértsék a vásárlókkal. Előfordulhat, hogy valamilyen láncszemben van probléma, mint például a nyersanyaggyártó, a vám, a logisztika és a szállítás… Vevőként amennyire csak lehetséges, meg kell akadályoznia ezeknek a problémáknak az előfordulását.
A hatékony kommunikáció fenntartása ebben a szakaszban:
1. Erősítse meg a megrendelés részleteit:
A gyártás megkezdése előtt tekintse át és erősítse meg a beszállítókkal a rendelés összes részletét, beleértve a termékleírásokat, a mennyiségeket, az árakat és a szállítási feltételeket. Ezen adatok írásban tartása segít megelőzni az eltéréseket és a félreértéseket.
2. Rendszeres kapcsolattartás:
Tartsa nyitva a kommunikációs csatornákat a beszállítókkal a gyártási folyamat során. Kérjen rendszeres frissítéseket a rendelés állapotáról, beleértve a gyártás előrehaladását, a minőségellenőrzéseket és a szállítási szabályokat.
3. A problémák azonnali megoldása:
Ha bármilyen probléma vagy aggály merül fel a gyártási folyamat során, haladéktalanul oldja meg azokat a szállítóval. Világosan kommunikálja a megoldással kapcsolatos elvárásait, és dolgozzon együtt a mindkét fél igényeinek megfelelő megoldás megtalálásában.
4.Kiigazítások és változtatások:
Ha a rendelési követelményekben bármilyen változás vagy módosulás történik, kérjük, haladéktalanul jelezze azt egyértelműen a szállítónak. Beszélje meg az árakra, a szállítási időkre vagy a gyártási ütemezésre gyakorolt esetleges hatásokat, és a folytatás előtt kössön közös megegyezést.
3. fejezet: Kommunikáció a problémák felmerülése után
A gondos tervezés és kivitelezés ellenére a beszerzési folyamat során problémák adódhatnak.
Ha bármilyen problémát tapasztal egy termékkel vagy szállítással kapcsolatban, azonnal értesítse a szállítót, és tartsa fenn a nyugodt kommunikációt. Kerülje az ujjal mutogatást vagy a konfrontációt, és összpontosítson a problémák konstruktív megoldására.
Egyértelműen kommunikálhatja a probléma megoldásához szükséges orvoslással kapcsolatos elvárásait, legyen szó cseréről, javításról vagy kompenzációról. Dolgozzon együtt az eladóval egy cselekvési terv kidolgozásában, és dolgozzon ki egy ütemtervet a megoldáshoz.
Ezen túlmenően, vezessen részletes nyilvántartást a szállítókkal folytatott minden kommunikációról, beleértve az e-maileket, telefonhívásokat és írásos levelezést. Ez a dokumentáció bizonyítékként szolgál viták vagy nézeteltérések esetén, és segíti az elszámoltathatóságot.
Ha betartja ezeket az irányelveket a kínai beszállítókkal való hatékony kommunikációhoz az importfolyamat során, az importőrök nagyobb eséllyel építhetnek ki erős kapcsolatokat, csökkenthetik a kockázatokat és biztosíthatják vállalkozásuk sikerét.
