فصل 1: ارتباطات استعلام
هنگام شروع ارتباط با تامین کنندگان چینی، پرس و جو رایج ترین کار برای خریداران است. واردکنندگان و کارکنان فروش چینی زمان و انرژی زیادی را صرف پرس و جو و قیمت خواهند کرد. خریداران اغلب از فروشنده می خواهند که قیمت واحد، دوره تحویل و نرخ مالیات را بر اساس لیستی که به فروشنده می دهند لیست کند. ساده و کارآمد است.
اما در واقع، در بسیاری از فرآیندهای پرس و جو، فروش سوالات زیادی در مورد خرید خواهد پرسید: حجم خرید شما چقدر است؟ خودت استفاده کردی؟ آیا زمان تحویل فوری است؟ …
بسیاری از خریداران نمی دانند که چرا سوالات بی ربط زیادی وجود دارد. در واقع، این به این دلیل است که فروشنده میخواهد از وضعیت واردکننده مطلع شود، سود سفارش را بر اساس فوریت مشتری برای محصول، حجم خرید و غیره بسنجید و سپس یک طرح قیمت کامل را سفارشی کند.
سپس واردکنندگان می توانند در جنبه های زیر آماده شوند:
الزامات دقیق را ارائه دهید:
مشخصات محصول خود را به وضوح مشخص کنید، از جمله مواد، ابعاد، مقادیر و هرگونه نیاز خاص. ارائه اطلاعات دقیق از قبل به تامین کننده کمک می کند تا دقیقاً آنچه را که نیاز دارید درک کند.
سوالات مرتبط بپرسید:
یک سری سوالات مرتبط را برای پرسیدن از تامین کننده در مورد محصولات، قابلیت های تولید، زمان تحویل و قیمت تهیه کنید. پرسیدن سوالات خاص می تواند جدیت شما را نشان دهد و به شما کمک کند اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری آگاهانه را جمع آوری کنید.
درخواست نمونه:
نمونه هایی از محصولات مورد نظر خود را برای ارزیابی کیفیت، طرز کار و مناسب بودن بازار خود درخواست کنید. الزامات نمونه خود را به وضوح بیان کنید، از جمله هرگونه سفارشی سازی یا مشخصات نام تجاری.
ایجاد انتظارات:
انتظارات خود را در مورد قیمت، شرایط پرداخت و زمانبندی تحویل به وضوح بیان کنید. در مورد محدودیت های بودجه و الزامات جدول زمانی خود شفاف باشید تا بعداً از سوء تفاهم جلوگیری کنید.
فصل 2: ارتباط در حین اجرای سفارش
پس از ارسال قرارداد خرید برای تامین کننده به این معنا نیست که بتوانید منتظر بمانید تا محصول به موقع ارسال شود. وضعیت اغلب غیرمنتظره است. گاهی اوقات، حتی تامین کنندگان می خواهند کالاها را به موقع تحویل دهند تا همکاری پایدار و دوستانه طولانی مدت را ترویج دهند.
اما همیشه تداخل عوامل دیگری وجود دارد که می تواند باعث تصادف شود. به عنوان مثال، برنامه زمانی کارخانه تامین کننده، اولویت مشتری، مشکلات مواد اولیه، مشکلات تجهیزات تولید و حتی قطع برق، بلایای طبیعی، بیماری مسئول و غیره همگی بر زمان تحویل نهایی تاثیر می گذارند. بسیاری از فروشندگان تمایل دارند برای رفع مشکل در مراحل اولیه سخت کار کنند و بلافاصله به خریداران اطلاع نمی دهند. اغلب وقتی مشخص است که با نزدیک شدن به موعد تحویل نمی توان مشکل را حل کرد، مجبور می شوند به خریدار بگویند که کالا را نمی توان به موقع تحویل داد.
هنگامی که مشکلی رخ می دهد، برخی از فروشندگان دلایل مختلفی را برای درک خریداران ایجاد می کنند. ممکن است در لینکی مانند سازنده مواد اولیه، گمرک، تدارکات و حمل و نقل مشکلی وجود داشته باشد... شما به عنوان یک خریدار باید تا حد امکان از بروز این مشکلات جلوگیری کنید.
در اینجا نحوه حفظ ارتباط موثر در این مرحله آمده است:
1. جزئیات سفارش را تأیید کنید:
تمام جزئیات سفارش را قبل از شروع تولید، از جمله مشخصات محصول، مقادیر، قیمت و شرایط تحویل، با تامین کنندگان بررسی و تایید کنید. حفظ این جزئیات به صورت مکتوب به جلوگیری از اختلافات و سوء تفاهم ها کمک می کند.
2- ارتباط منظم را حفظ کنید:
کانال های ارتباطی را با تامین کنندگان در طول فرآیند تولید باز نگه دارید. درخواست به روز رسانی منظم در مورد وضعیت سفارش، از جمله پیشرفت تولید، بازرسی کیفیت، و ترتیبات حمل و نقل.
3- مشکلات را به سرعت حل کنید:
در صورت بروز هرگونه مشکل یا نگرانی در طول فرآیند تولید، لطفاً فوراً آنها را با تامین کننده حل کنید. به وضوح انتظارات خود را برای یک راه حل بیان کنید و برای یافتن راه حلی که نیازهای هر دو طرف را برآورده می کند، با یکدیگر همکاری کنید.
4- تنظیمات و تغییرات:
در صورت وجود هرگونه تغییر یا اصلاح در الزامات سفارش، لطفاً آنها را به طور واضح و سریع به تأمین کننده اطلاع دهید. هر گونه تأثیر بالقوه بر قیمت، زمان تحویل، یا برنامه های تولید را مورد بحث قرار دهید و قبل از ادامه به توافق متقابل برسید.
فصل سوم: ارتباط پس از بروز مشکلات
با وجود برنامه ریزی و اجرای دقیق، ممکن است مشکلاتی در طول فرآیند تدارکات ایجاد شود.
در صورت بروز هرگونه مشکل در محصول یا تحویل، لطفاً فوراً به تامین کننده اطلاع دهید و ارتباط آرام خود را حفظ کنید. از انگشت اشاره یا درگیری بپرهیزید و روی یافتن راه حل های سازنده برای مشکلات تمرکز کنید.
شما می توانید به وضوح انتظارات خود را برای اصلاح برای حل مشکل، اعم از تعویض، تعمیر یا جبران خسارت بیان کنید. با فروشنده کار کنید تا یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید و یک جدول زمانی برای حل و فصل ایجاد کنید.
علاوه بر این، سوابق دقیق کلیه ارتباطات با تامین کنندگان، از جمله ایمیل، تماس های تلفنی و مکاتبات کتبی را نگه دارید. این اسناد به عنوان مدرک در صورت بروز اختلاف یا اختلاف نظر عمل می کند و به اطمینان از پاسخگویی کمک می کند.
با پیروی از این دستورالعمل ها برای ارتباط موثر با تامین کنندگان چینی در طول فرآیند واردات، واردکنندگان شانس بیشتری برای ایجاد روابط قوی، کاهش ریسک و تضمین موفقیت کسب و کار خود دارند.
