Capítulo 1: Comunicación de consulta
Al iniciar la comunicación con proveedores chinos, la consulta es la tarea más común para los compradores. Los importadores y el personal de ventas chino dedicarán mucho tiempo y energía a consultas y cotizaciones. Los compradores a menudo quieren que el vendedor enumere el precio unitario, el período de entrega y la tasa impositiva según la lista que le dan al vendedor. Es simple y eficiente.
Pero, de hecho, en muchos procesos de consulta, el departamento de ventas planteará muchas preguntas sobre las compras: ¿Qué tamaño tiene su volumen de compras? ¿Lo usaste tú mismo? ¿El tiempo de entrega es urgente? …
Muchos compradores no entienden por qué surgen tantas preguntas irrelevantes. De hecho, esto se debe a que el vendedor quiere conocer la situación del importador, sopesar el beneficio del pedido en función de la urgencia del producto por parte del cliente, el volumen de compra, etc., y luego personalizar un plan de cotización perfecto.
Luego los importadores pueden prepararse en los siguientes aspectos:
Proporcionar requisitos detallados:
Describa claramente las especificaciones de su producto, incluidos los materiales, las dimensiones, las cantidades y cualquier requisito especial. Proporcionar información detallada desde el principio ayuda al proveedor a comprender exactamente lo que necesita.
Haga preguntas relevantes:
Prepare una serie de preguntas relevantes para hacerle al proveedor sobre sus productos, capacidades de fabricación, tiempos de entrega y precios. Hacer preguntas específicas puede demostrar su seriedad y ayudarlo a recopilar la información que necesita para tomar una decisión informada.
Solicitar muestras:
Solicite muestras de los productos que le interesan para evaluar la calidad, mano de obra e idoneidad para su mercado. Comunique claramente los requisitos de su muestra, incluidas las especificaciones de personalización o marca.
Establecer expectativas:
Comunique claramente sus expectativas en cuanto a precios, condiciones de pago y cronogramas de entrega. Sea transparente acerca de sus limitaciones presupuestarias y requisitos de cronograma para evitar malentendidos más adelante.
Capítulo 2: Comunicación durante la ejecución de la orden
Después de enviar el contrato de compra al proveedor, no significa que puedas esperar a que el producto sea enviado a tiempo. La situación suele ser inesperada. A veces, incluso los proveedores quieren entregar los productos a tiempo para promover una cooperación amistosa y estable a largo plazo.
Pero siempre hay interferencias de otros factores que pueden provocar accidentes. Por ejemplo, el cronograma de fábrica del proveedor, la prioridad del cliente, los problemas con las materias primas, los problemas con los equipos de producción e incluso los cortes de energía, los desastres naturales, la enfermedad del responsable, etc. afectarán el tiempo de entrega final. Muchos vendedores tienden a trabajar duro para solucionar el problema en las primeras etapas y no informar a los compradores de inmediato. A menudo, cuando está claro que el problema no se puede solucionar cuando se acerca la fecha de entrega, se ven obligados a decirle al comprador que la mercancía no podrá entregarse a tiempo.
Cuando ocurre un problema, algunos vendedores inventarán varias razones para que los compradores lo entiendan. Puede ser que haya algún problema en algún eslabón como el fabricante de la materia prima, aduanas, logística y transporte… Como comprador debes prevenir en la medida de lo posible la aparición de estos problemas.
A continuación se explica cómo mantener una comunicación eficaz durante esta etapa:
1. Confirmar los detalles del pedido:
Revise y confirme todos los detalles del pedido con los proveedores antes de que comience la producción, incluidas las especificaciones del producto, las cantidades, los precios y los términos de entrega. Mantener estos detalles por escrito ayuda a evitar discrepancias y malentendidos.
2.Mantener contacto regular:
Mantener abiertos los canales de comunicación con los proveedores durante todo el proceso productivo. Solicite actualizaciones periódicas sobre el estado del pedido, incluido el progreso de la producción, las inspecciones de calidad y los arreglos de envío.
3.Resolver los problemas con prontitud:
Si surge algún problema o inquietud durante el proceso de producción, resuélvalo con el proveedor de inmediato. Comunique claramente sus expectativas sobre una solución y trabajen juntos para encontrar una solución que satisfaga las necesidades de ambas partes.
4.Ajustes y cambios:
Si hay algún cambio o modificación en los requisitos del pedido, comuníqueselo claramente al proveedor con prontitud. Analice cualquier impacto potencial en los precios, los tiempos de entrega o los cronogramas de producción y llegue a un acuerdo mutuo antes de continuar.
Capítulo 3: Comunicación después de que surgen problemas
A pesar de una cuidadosa planificación y ejecución, pueden surgir problemas durante el proceso de adquisición.
Si tiene algún problema con un producto o la entrega, notifique al proveedor de inmediato y mantenga una comunicación tranquila. Evite señalar con el dedo o confrontar y concéntrese en encontrar soluciones constructivas a los problemas.
Puede comunicar claramente sus expectativas de reparación para resolver el problema, ya sea reemplazo, reparación o compensación. Trabaje con el proveedor para desarrollar un plan de acción y un cronograma para la resolución.
Además de esto, mantenga registros detallados de todas las comunicaciones con los proveedores, incluidos correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia escrita. Esta documentación sirve como prueba en caso de disputas o desacuerdos y ayuda a garantizar la rendición de cuentas.
Siguiendo estas pautas para una comunicación efectiva con los proveedores chinos durante todo el proceso de importación, los importadores tienen más posibilidades de construir relaciones sólidas, reducir el riesgo y garantizar el éxito de su negocio.
