Kapitel 1: Anfragekommunikation
Beim Beginn der Kommunikation mit chinesischen Lieferanten ist die Anfrage die häufigste Aufgabe für Einkäufer. Importeure und chinesische Vertriebsmitarbeiter investieren viel Zeit und Energie in Anfragen und Angebote. Käufer möchten häufig, dass der Verkäufer den Stückpreis, die Lieferzeit und den Steuersatz auf der Grundlage der Liste, die sie dem Verkäufer geben, auflistet. Es ist einfach und effizient.
Doch tatsächlich stellt der Vertrieb in vielen Anfrageprozessen viele Fragen zum Einkauf: Wie groß ist Ihr Einkaufsvolumen? Hast du es selbst benutzt? Ist die Lieferzeit dringend? …
Viele Käufer verstehen nicht, warum es so viele irrelevante Fragen gibt. Tatsächlich möchte der Verkäufer die Situation des Importeurs herausfinden, den Gewinn der Bestellung anhand der Dringlichkeit des Kunden für das Produkt, des Einkaufsvolumens usw. abwägen und dann einen perfekten Angebotsplan erstellen.
Dann können sich Importeure in folgenden Aspekten vorbereiten:
Geben Sie detaillierte Anforderungen an:
Beschreiben Sie klar und deutlich Ihre Produktspezifikationen, einschließlich Materialien, Abmessungen, Mengen und etwaiger besonderer Anforderungen. Die Bereitstellung detaillierter Informationen im Vorfeld hilft dem Lieferanten, genau zu verstehen, was Sie benötigen.
Stellen Sie relevante Fragen:
Bereiten Sie eine Reihe relevanter Fragen vor, die Sie dem Lieferanten zu seinen Produkten, Fertigungskapazitäten, Lieferzeiten und Preisen stellen können. Das Stellen spezifischer Fragen kann Ihre Ernsthaftigkeit unter Beweis stellen und Ihnen dabei helfen, die Informationen zu sammeln, die Sie für eine fundierte Entscheidung benötigen.
Muster anfordern:
Fordern Sie Muster der Produkte an, an denen Sie interessiert sind, um Qualität, Verarbeitung und Eignung für Ihren Markt zu beurteilen. Kommunizieren Sie Ihre Probenanforderungen klar und deutlich, einschließlich etwaiger Anpassungs- oder Branding-Spezifikationen.
Erwartungen festlegen:
Kommunizieren Sie klar und deutlich Ihre Erwartungen an Preise, Zahlungsbedingungen und Lieferpläne. Seien Sie transparent über Ihre Budgetbeschränkungen und Zeitvorgaben, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Kapitel 2: Kommunikation während der Auftragsausführung
Nachdem Sie den Kaufvertrag an den Lieferanten gesendet haben, bedeutet dies nicht, dass Sie auf den pünktlichen Versand des Produkts warten können. Die Situation ist oft unerwartet. Manchmal möchten sogar Lieferanten Waren pünktlich liefern, um eine langfristig stabile und freundschaftliche Zusammenarbeit zu fördern.
Aber es gibt immer auch Störungen durch andere Faktoren, die Unfälle verursachen können. Beispielsweise wirken sich der Fabrikplan des Lieferanten, die Kundenpriorität, Rohstoffprobleme, Probleme mit der Produktionsausrüstung und sogar Stromausfälle, Naturkatastrophen, Krankheit der verantwortlichen Person usw. auf die endgültige Lieferzeit aus. Viele Verkäufer neigen dazu, hart daran zu arbeiten, das Problem im Anfangsstadium zu beheben, und informieren die Käufer nicht sofort. Wenn klar ist, dass das Problem nicht gelöst werden kann, wenn der Liefertermin näher rückt, sind sie oft gezwungen, dem Käufer mitzuteilen, dass die Ware nicht rechtzeitig geliefert werden kann.
Wenn ein Problem auftritt, erfinden einige Verkäufer verschiedene Gründe, um den Käufern dies zu erklären. Es kann sein, dass es ein Problem in einer Verbindung gibt, beispielsweise beim Rohstoffhersteller, beim Zoll, bei der Logistik und beim Transport. Als Käufer müssen Sie das Auftreten dieser Probleme so weit wie möglich verhindern.
So können Sie in dieser Phase eine effektive Kommunikation aufrechterhalten:
1. Bestelldetails bestätigen:
Überprüfen und bestätigen Sie alle Bestelldetails mit Lieferanten, bevor die Produktion beginnt, einschließlich Produktspezifikationen, Mengen, Preise und Lieferbedingungen. Die schriftliche Aufbewahrung dieser Angaben trägt dazu bei, Unstimmigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.
2. Regelmäßigen Kontakt pflegen:
Halten Sie während des gesamten Produktionsprozesses die Kommunikationskanäle mit Lieferanten offen. Fordern Sie regelmäßige Updates zum Bestellstatus an, einschließlich Produktionsfortschritt, Qualitätsprüfungen und Versandvereinbarungen.
3.Probleme umgehend lösen:
Sollten während des Produktionsprozesses Probleme oder Bedenken auftreten, klären Sie diese bitte umgehend mit dem Lieferanten. Kommunizieren Sie klar und deutlich Ihre Erwartungen an eine Lösung und arbeiten Sie gemeinsam daran, eine Lösung zu finden, die den Bedürfnissen beider Parteien entspricht.
4.Anpassungen und Änderungen:
Sollten sich Änderungen oder Ergänzungen der Bestellanforderungen ergeben, teilen Sie diese bitte dem Lieferanten umgehend deutlich mit. Besprechen Sie mögliche Auswirkungen auf Preise, Lieferzeiten oder Produktionspläne und treffen Sie eine gegenseitige Einigung, bevor Sie fortfahren.
Kapitel 3: Kommunikation nach Auftreten von Problemen
Trotz sorgfältiger Planung und Durchführung kann es im Beschaffungsprozess zu Problemen kommen.
Sollten Sie Probleme mit einem Produkt oder einer Lieferung haben, benachrichtigen Sie bitte umgehend den Lieferanten und bewahren Sie eine ruhige Kommunikation. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen oder Konfrontationen und konzentrieren Sie sich darauf, konstruktive Lösungen für Probleme zu finden.
Sie können Ihre Erwartungen an die Behebung des Problems klar zum Ausdruck bringen, sei es Ersatz, Reparatur oder Entschädigung. Arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, um einen Aktionsplan und einen Zeitplan für die Lösung zu entwickeln.
Führen Sie darüber hinaus detaillierte Aufzeichnungen über die gesamte Kommunikation mit Lieferanten, einschließlich E-Mails, Telefonanrufen und schriftlicher Korrespondenz. Diese Dokumentation dient als Beweismittel bei Streitigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten und hilft, die Rechenschaftspflicht sicherzustellen.
Durch die Befolgung dieser Richtlinien für eine effektive Kommunikation mit chinesischen Lieferanten während des gesamten Importprozesses haben Importeure eine bessere Chance, starke Beziehungen aufzubauen, Risiken zu reduzieren und den Erfolg ihres Unternehmens sicherzustellen.
