Capítulo 1: Comunicação de Inquérito
Ao iniciar a comunicação com fornecedores chineses, a investigação é a tarefa mais comum dos compradores. Os importadores e a equipe de vendas chinesa gastarão muito tempo e energia em consultas e cotações. Os compradores geralmente desejam que o vendedor liste o preço unitário, o período de entrega e a taxa de imposto com base na lista fornecida ao vendedor. É simples e eficiente.
Mas, na verdade, em muitos processos de consulta, o setor de vendas fará muitas perguntas sobre compras: Qual é o tamanho do seu volume de compras? Você mesmo usou? O prazo de entrega é urgente? …
Muitos compradores não entendem por que existem tantas questões irrelevantes. Na verdade, isso acontece porque o vendedor quer saber a situação do importador, pesar o lucro do pedido com base na urgência do cliente pelo produto, no volume de compra, etc., e depois customizar um plano de cotação perfeito.
Então os importadores podem se preparar nos seguintes aspectos:
Forneça requisitos detalhados:
Descreva claramente as especificações do seu produto, incluindo materiais, dimensões, quantidades e quaisquer requisitos especiais. Fornecer informações detalhadas antecipadamente ajuda o fornecedor a entender exatamente o que você precisa.
Faça perguntas relevantes:
Prepare uma série de perguntas relevantes para perguntar ao fornecedor sobre seus produtos, capacidade de fabricação, prazos de entrega e preços. Fazer perguntas específicas pode demonstrar sua seriedade e ajudá-lo a reunir as informações necessárias para tomar uma decisão informada.
Solicitar amostras:
Solicite amostras dos produtos de seu interesse para avaliar qualidade, acabamento e adequação ao seu mercado. Comunique claramente seus requisitos de amostra, incluindo quaisquer especificações de personalização ou marca.
Estabeleça expectativas:
Comunique claramente suas expectativas em relação a preços, condições de pagamento e cronogramas de entrega. Seja transparente sobre suas restrições orçamentárias e requisitos de cronograma para evitar mal-entendidos posteriormente.
Capítulo 2: Comunicação durante a Execução de Pedidos
Após o envio do contrato de compra ao fornecedor, isso não significa que você pode esperar o envio do produto no prazo. A situação é muitas vezes inesperada. Às vezes, até mesmo os fornecedores desejam entregar as mercadorias no prazo para promover uma cooperação estável e amigável a longo prazo.
Mas sempre há interferências de outros fatores que podem causar acidentes. Por exemplo, o cronograma de fábrica do fornecedor, a prioridade do cliente, problemas de matéria-prima, problemas de equipamentos de produção e até mesmo quedas de energia, desastres naturais, doença do responsável, etc., afetarão o prazo de entrega final. Muitos vendedores tendem a trabalhar duro para resolver o problema nos estágios iniciais e não avisam os compradores imediatamente. Muitas vezes, quando fica claro que o problema não pode ser resolvido quando a data de entrega se aproxima, eles são forçados a informar ao comprador que a mercadoria não pode ser entregue no prazo.
Quando ocorre um problema, alguns vendedores inventam vários motivos para permitir que os compradores entendam. Pode ser que haja algum problema em algum elo como fabricante da matéria-prima, alfândega, logística e transporte… Como comprador, você deve prevenir ao máximo a ocorrência desses problemas.
Veja como manter uma comunicação eficaz durante esta fase:
1. Confirme os detalhes do pedido:
Revise e confirme todos os detalhes do pedido com os fornecedores antes do início da produção, incluindo especificações do produto, quantidades, preços e condições de entrega. Manter esses detalhes por escrito ajuda a evitar discrepâncias e mal-entendidos.
2. Mantenha contato regular:
Mantenha abertos os canais de comunicação com os fornecedores durante todo o processo produtivo. Solicite atualizações regulares sobre o status do pedido, incluindo progresso da produção, inspeções de qualidade e providências de envio.
3. Resolva os problemas imediatamente:
Se surgir algum problema ou preocupação durante o processo de produção, resolva-o imediatamente com o fornecedor. Comunique claramente suas expectativas em relação a uma solução e trabalhe em conjunto para encontrar uma solução que atenda às necessidades de ambas as partes.
4.Ajustes e alterações:
Se houver quaisquer alterações ou modificações nos requisitos do pedido, comunique-as claramente ao fornecedor imediatamente. Discuta quaisquer impactos potenciais sobre preços, prazos de entrega ou cronogramas de produção e chegue a um acordo mútuo antes de prosseguir.
Capítulo 3: Comunicação após o surgimento de problemas
Apesar do planeamento e execução cuidadosos, podem surgir problemas durante o processo de aquisição.
Se você encontrar algum problema com um produto ou entrega, notifique o fornecedor imediatamente e mantenha uma comunicação calma. Evite apontar o dedo ou confronto e concentre-se em encontrar soluções construtivas para os problemas.
Você pode comunicar claramente suas expectativas de correção para resolver o problema, seja substituição, reparo ou compensação. Trabalhe com o fornecedor para desenvolver um plano de ação e um cronograma para resolução.
Além disso, mantenha registros detalhados de todas as comunicações com fornecedores, incluindo e-mails, telefonemas e correspondência escrita. Esta documentação serve como prova em caso de disputas ou desacordos e ajuda a garantir a responsabilização.
Ao seguir estas directrizes para uma comunicação eficaz com os fornecedores chineses durante todo o processo de importação, os importadores têm mais hipóteses de construir relações sólidas, reduzindo riscos e garantindo o sucesso dos seus negócios.
