Kapittel 1: Forespørselskommunikasjon
Når du starter kommunikasjon med kinesiske leverandører, er forespørsel den vanligste oppgaven for kjøpere. Importører og kinesiske selgere vil bruke mye tid og energi på forespørsler og tilbud. Kjøpere ønsker ofte at selgeren skal føre opp enhetspris, leveringstid og avgiftssats basert på listen de gir selgeren. Det er enkelt og effektivt.
Men faktisk, i mange forespørselsprosesser vil salg stille mange spørsmål om innkjøp: Hvor stort er innkjøpsvolumet ditt? Brukte du det selv? Haster leveringstiden? …
Mange kjøpere forstår ikke hvorfor det er så mange irrelevante spørsmål. Faktisk er dette fordi selgeren ønsker å finne ut situasjonen til importøren, veie fortjenesten av bestillingen basert på kundens haster for produktet, kjøpsvolumet osv., og deretter tilpasse en perfekt tilbudsplan.
Da kan importører forberede seg på følgende aspekter:
Oppgi detaljerte krav:
Angi tydelig produktspesifikasjonene dine, inkludert materialer, dimensjoner, mengder og eventuelle spesielle krav. Å gi detaljert informasjon på forhånd hjelper leverandøren med å forstå nøyaktig hva du trenger.
Still relevante spørsmål:
Forbered en rekke relevante spørsmål for å spørre leverandøren om produktene, produksjonsevnen, leveringstider og priser. Å stille spesifikke spørsmål kan demonstrere seriøsiteten din og hjelpe deg med å samle informasjonen du trenger for å ta en informert beslutning.
Be om prøver:
Be om prøver av produktene du er interessert i for å vurdere kvalitet, utførelse og egnethet for ditt marked. Fortell tydelig om prøvekravene dine, inkludert eventuelle tilpasnings- eller merkevarespesifikasjoner.
Sett forventninger:
Fortell tydelig om dine forventninger til priser, betalingsbetingelser og leveringsplaner. Vær åpen om budsjettbegrensninger og tidslinjekrav for å unngå misforståelser senere.
Kapittel 2: Kommunikasjon under ordreutførelse
Etter å ha sendt kjøpskontrakten til leverandøren, betyr det ikke at du kan vente på at produktet skal sendes i tide. Situasjonen er ofte uventet. Noen ganger ønsker til og med leverandører å levere varer i tide for å fremme langsiktig stabilt og vennlig samarbeid.
Men det er alltid forstyrrelser fra andre faktorer som kan forårsake ulykker. For eksempel vil leverandørens fabrikkplan, kundeprioritet, råvareproblemer, produksjonsutstyrsproblemer og til og med strømbrudd, naturkatastrofer, sykdom hos den ansvarlige, etc. påvirke den endelige leveringstiden. Mange selgere har en tendens til å jobbe hardt for å fikse problemet i de tidlige stadiene og forteller ikke kjøperne umiddelbart. Ofte når det er klart at problemet ikke kan løses når leveringsdatoen nærmer seg, blir de tvunget til å fortelle kjøperen at varene ikke kan leveres i tide.
Når et problem oppstår, vil noen selgere finne på ulike grunner til å la kjøpere forstå. Det kan være at det er et problem i et ledd som råvareprodusenten, tollvesenet, logistikk og transport... Som kjøper må du forhindre at disse problemene oppstår så mye som mulig.
Slik opprettholder du effektiv kommunikasjon i denne fasen:
1. Bekreft bestillingsdetaljer:
Gjennomgå og bekreft alle ordredetaljer med leverandører før produksjonen starter, inkludert produktspesifikasjoner, kvanta, priser og leveringsbetingelser. Å holde disse detaljene skriftlig bidrar til å forhindre avvik og misforståelser.
2. Oppretthold regelmessig kontakt:
Hold kommunikasjonskanaler åpne med leverandører gjennom hele produksjonsprosessen. Be om regelmessige oppdateringer om ordrestatus, inkludert produksjonsfremdrift, kvalitetsinspeksjoner og fraktordninger.
3. Løs problemer raskt:
Hvis det oppstår problemer eller bekymringer under produksjonsprosessen, vennligst løs dem med leverandøren umiddelbart. Fortell tydelig om dine forventninger til en løsning og arbeid sammen for å finne en løsning som møter behovene til begge parter.
4.Justeringer og endringer:
Hvis det er endringer eller modifikasjoner av ordrekravene, vennligst kommuniser dem tydelig til leverandøren umiddelbart. Diskuter eventuelle potensielle innvirkninger på priser, leveringstider eller produksjonsplaner og kom til en gjensidig avtale før du fortsetter.
Kapittel 3: Kommunikasjon etter at problemer oppstår
Til tross for nøye planlegging og utførelse kan det oppstå problemer under anskaffelsesprosessen.
Hvis du støter på problemer med et produkt eller levering, vennligst gi beskjed til leverandøren umiddelbart og opprettholde en rolig kommunikasjon. Unngå å peke fingre eller konfrontasjon og fokuser på å finne konstruktive løsninger på problemer.
Du kan tydelig kommunisere dine forventninger til utbedring for å løse problemet, enten det er erstatning, reparasjon eller kompensasjon. Arbeid med leverandøren for å utvikle en handlingsplan og utvikle en tidslinje for løsning.
I tillegg til dette, oppbevar detaljerte journaler over all kommunikasjon med leverandører, inkludert e-post, telefonsamtaler og skriftlig korrespondanse. Denne dokumentasjonen fungerer som bevis i tilfelle tvister eller uenigheter og bidrar til å sikre ansvarlighet.
Ved å følge disse retningslinjene for effektiv kommunikasjon med kinesiske leverandører gjennom hele importprosessen, har importørene en bedre sjanse til å bygge sterke relasjoner, redusere risikoen og sikre suksessen til virksomheten deres.
