Poglavlje 1: Komunikacija s upitima
Pri započinjanju komunikacije s kineskim dobavljačima upit je najčešći zadatak kupaca. Uvoznici i kinesko prodajno osoblje potrošit će puno vremena i energije na upite i ponude. Kupci često žele da im prodavač navede jediničnu cijenu, rok isporuke i poreznu stopu na temelju popisa koji daju prodavaču. Jednostavan je i učinkovit.
Ali zapravo, u mnogim procesima upita, prodaja će postaviti mnoga pitanja o kupnji: Koliki je vaš obujam nabave? Jeste li ga sami koristili? Je li vrijeme isporuke hitno? …
Mnogi kupci ne razumiju zašto ima toliko nebitnih pitanja. Zapravo, to je zato što prodavač želi saznati situaciju uvoznika, odvagnuti dobit od narudžbe na temelju kupčeve hitnosti za proizvodom, opsega kupnje itd., a zatim prilagoditi savršeni plan ponude.
Tada se uvoznici mogu pripremiti u sljedećim aspektima:
Navedite detaljne zahtjeve:
Jasno ocrtajte svoje specifikacije proizvoda, uključujući materijale, dimenzije, količine i sve posebne zahtjeve. Pružanje detaljnih informacija unaprijed pomaže dobavljaču da razumije što točno trebate.
Postavite relevantna pitanja:
Pripremite niz relevantnih pitanja koja ćete postaviti dobavljaču o njegovim proizvodima, proizvodnim mogućnostima, rokovima isporuke i cijenama. Postavljanje konkretnih pitanja može pokazati vašu ozbiljnost i pomoći vam da prikupite informacije koje su vam potrebne za donošenje informirane odluke.
Zatražite uzorke:
Zatražite uzorke proizvoda koji vas zanimaju kako biste ocijenili kvalitetu, izradu i prikladnost za vaše tržište. Jasno priopćite svoje zahtjeve za uzorke, uključujući sve specifikacije prilagodbe ili brendiranja.
Uspostavite očekivanja:
Jasno izrazite svoja očekivanja u pogledu cijena, uvjeta plaćanja i rasporeda isporuke. Budite transparentni u pogledu svojih proračunskih ograničenja i vremenskih zahtjeva kako biste izbjegli kasnije nesporazume.
Poglavlje 2: Komunikacija tijekom izvršenja naloga
Nakon slanja kupoprodajnog ugovora dobavljaču, to ne znači da možete čekati da proizvod bude isporučen na vrijeme. Situacija je često neočekivana. Ponekad čak i dobavljači žele isporučiti robu na vrijeme kako bi promovirali dugoročnu stabilnu i prijateljsku suradnju.
Ali uvijek postoje smetnje drugih čimbenika koji mogu uzrokovati nesreće. Na primjer, tvornički raspored dobavljača, prioritet kupaca, problemi sa sirovinama, problemi s proizvodnom opremom, pa čak i nestanci struje, prirodne katastrofe, bolest odgovorne osobe itd. utjecat će na konačno vrijeme isporuke. Mnogi prodavači naporno rade na rješavanju problema u ranim fazama i ne govore kupcima odmah. Često kada je jasno da se problem ne može riješiti kada se bliži rok isporuke, prisiljeni su reći kupcu da se roba ne može isporučiti na vrijeme.
Kad se pojavi problem, neki će prodavači izmisliti razne razloge kako bi kupci razumjeli. Može se dogoditi da je problem u nekoj karici kao što je proizvođač sirovine, carina, logistika i transport... Kao kupac morate maksimalno spriječiti nastanak ovih problema.
Evo kako održati učinkovitu komunikaciju tijekom ove faze:
1. Potvrdite detalje narudžbe:
Pregledajte i potvrdite sve detalje narudžbe s dobavljačima prije početka proizvodnje, uključujući specifikacije proizvoda, količine, cijene i uvjete isporuke. Čuvanje ovih pojedinosti u pisanom obliku pomaže u sprječavanju odstupanja i nesporazuma.
2. Održavajte redoviti kontakt:
Održavajte otvorene komunikacijske kanale s dobavljačima tijekom cijelog procesa proizvodnje. Zatražite redovita ažuriranja statusa narudžbe, uključujući napredak proizvodnje, inspekcije kvalitete i dogovore o otpremi.
3. Brzo rješavajte probleme:
Ako se tijekom proizvodnog procesa pojave bilo kakvi problemi ili nedoumice, odmah ih riješite s dobavljačem. Jasno priopćite svoja očekivanja od rješenja i zajedno radite na pronalaženju rješenja koje zadovoljava potrebe obiju strana.
4. Prilagodbe i promjene:
Ako postoje bilo kakve promjene ili modifikacije zahtjeva narudžbe, molimo da ih odmah jasno priopćite dobavljaču. Razgovarajte o mogućim utjecajima na cijene, rokove isporuke ili rasporede proizvodnje i postignite zajednički dogovor prije nastavka.
Poglavlje 3: Komunikacija nakon pojave problema
Unatoč pažljivom planiranju i izvedbi, problemi se mogu pojaviti tijekom procesa nabave.
Ako naiđete na bilo kakav problem s proizvodom ili isporukom, odmah obavijestite dobavljača i održavajte mirnu komunikaciju. Izbjegavajte upiranje prstom ili sukob i usredotočite se na pronalaženje konstruktivnih rješenja problema.
Možete jasno priopćiti svoja očekivanja za sanaciju kako biste riješili problem, bilo da se radi o zamjeni, popravku ili naknadi. Surađujte s dobavljačem na izradi akcijskog plana i vremenskom rasporedu rješenja.
Uz to, vodite detaljnu evidenciju svih komunikacija s dobavljačima, uključujući e-poštu, telefonske pozive i pisanu korespondenciju. Ova dokumentacija služi kao dokaz u slučaju sporova ili neslaganja i pomaže u osiguravanju odgovornosti.
Slijedeći ove smjernice za učinkovitu komunikaciju s kineskim dobavljačima tijekom cijelog procesa uvoza, uvoznici imaju bolje šanse izgraditi snažne odnose, smanjiti rizik i osigurati uspjeh svog poslovanja.
