Chapitre 1 : Communication d’enquête
Lors du démarrage d’une communication avec des fournisseurs chinois, la demande d’information est la tâche la plus courante pour les acheteurs. Les importateurs et le personnel commercial chinois consacreront beaucoup de temps et d’énergie aux demandes de renseignements et aux devis. Les acheteurs souhaitent souvent que le vendeur indique le prix unitaire, le délai de livraison et le taux de taxe en fonction de la liste qu'ils lui remettent. C'est simple et efficace.
Mais en réalité, dans de nombreux processus d’enquête, les commerciaux poseront de nombreuses questions sur les achats : quel est votre volume d’achat ? L'avez-vous utilisé vous-même ? Le délai de livraison est-il urgent ? …
De nombreux acheteurs ne comprennent pas pourquoi il y a tant de questions non pertinentes. En fait, cela est dû au fait que le vendeur souhaite connaître la situation de l'importateur, peser le bénéfice de la commande en fonction de l'urgence du client pour le produit, du volume d'achat, etc., puis personnaliser un plan de devis parfait.
Ensuite, les importateurs peuvent se préparer sous les aspects suivants :
Fournir des exigences détaillées :
Décrivez clairement les spécifications de votre produit, y compris les matériaux, les dimensions, les quantités et toute exigence particulière. Fournir des informations détaillées dès le départ aide le fournisseur à comprendre exactement ce dont vous avez besoin.
Posez des questions pertinentes :
Préparez une série de questions pertinentes à poser au fournisseur sur ses produits, ses capacités de fabrication, ses délais de livraison et ses prix. Poser des questions spécifiques peut démontrer votre sérieux et vous aider à rassembler les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision éclairée.
Demander des échantillons :
Demandez des échantillons des produits qui vous intéressent pour évaluer la qualité, la fabrication et l’adéquation à votre marché. Communiquez clairement vos besoins en matière d'échantillons, y compris toute spécification de personnalisation ou de marque.
Établir les attentes :
Communiquez clairement vos attentes en matière de prix, de conditions de paiement et de délais de livraison. Soyez transparent sur vos contraintes budgétaires et vos exigences de calendrier pour éviter tout malentendu plus tard.
Chapitre 2 : Communication pendant l'exécution de l'ordre
Après avoir envoyé le contrat d'achat au fournisseur, cela ne signifie pas que vous pouvez attendre que le produit soit expédié à temps. La situation est souvent inattendue. Parfois, même les fournisseurs souhaitent livrer les marchandises à temps pour promouvoir une coopération stable et amicale à long terme.
Mais il existe toujours des interférences provenant d’autres facteurs qui peuvent provoquer des accidents. Par exemple, le calendrier d’usine du fournisseur, la priorité du client, les problèmes de matières premières, les problèmes d’équipement de production et même les pannes de courant, les catastrophes naturelles, la maladie du responsable, etc. affecteront tous le délai de livraison final. De nombreux vendeurs ont tendance à travailler dur pour résoudre le problème dès les premiers stades et n’en informent pas immédiatement les acheteurs. Souvent, lorsqu'il est clair que le problème ne peut pas être résolu à l'approche de la date de livraison, ils sont obligés d'informer l'acheteur que les marchandises ne peuvent pas être livrées à temps.
Lorsqu'un problème survient, certains vendeurs invoquent diverses raisons pour faire comprendre aux acheteurs. Il se peut qu'il y ait un problème dans certains maillons tels que le fabricant des matières premières, les douanes, la logistique et le transport… En tant qu'acheteur, vous devez éviter autant que possible l'apparition de ces problèmes.
Voici comment maintenir une communication efficace pendant cette étape :
1. Confirmez les détails de la commande :
Examinez et confirmez tous les détails de la commande auprès des fournisseurs avant le début de la production, y compris les spécifications des produits, les quantités, les prix et les conditions de livraison. Conserver ces détails par écrit permet d’éviter les divergences et les malentendus.
2.Maintenir un contact régulier :
Gardez les canaux de communication ouverts avec les fournisseurs tout au long du processus de production. Demandez des mises à jour régulières sur l'état des commandes, y compris l'avancement de la production, les inspections de qualité et les modalités d'expédition.
3. Résolvez les problèmes rapidement :
Si des problèmes ou des préoccupations surviennent pendant le processus de production, veuillez les résoudre immédiatement avec le fournisseur. Communiquez clairement vos attentes quant à une solution et travaillez ensemble pour trouver une solution qui répond aux besoins des deux parties.
4.Ajustements et modifications :
S'il y a des changements ou des modifications dans les exigences de la commande, veuillez les communiquer clairement au fournisseur dans les plus brefs délais. Discutez de tout impact potentiel sur les prix, les délais de livraison ou les calendriers de production et parvenez à un accord mutuel avant de continuer.
Chapitre 3 : Communication après l'apparition de problèmes
Malgré une planification et une exécution minutieuses, des problèmes peuvent survenir au cours du processus de passation des marchés.
Si vous rencontrez des problèmes avec un produit ou une livraison, veuillez en informer immédiatement le fournisseur et maintenir une communication calme. Évitez de pointer du doigt ou de confrontation et concentrez-vous sur la recherche de solutions constructives aux problèmes.
Vous pouvez clairement communiquer vos attentes en matière de remédiation pour résoudre le problème, qu’il s’agisse d’un remplacement, d’une réparation ou d’une indemnisation. Travaillez avec le fournisseur pour élaborer un plan d’action et établir un calendrier de résolution.
En plus de cela, conservez des enregistrements détaillés de toutes les communications avec les fournisseurs, y compris les e-mails, les appels téléphoniques et la correspondance écrite. Cette documentation sert de preuve en cas de litiges ou de désaccords et contribue à garantir la responsabilité.
En suivant ces directives pour une communication efficace avec les fournisseurs chinois tout au long du processus d'importation, les importateurs ont de meilleures chances d'établir des relations solides, de réduire les risques et d'assurer le succès de leur entreprise.
