Antes de la producción en masa, asegúrese de que todos los detalles estén acordados mutuamente con su proveedor chino para garantizar un proceso de producción sin problemas y evitar retrabajos innecesarios o retrasos debido a una comunicación posterior poco clara.
En este artículo, presentaremos los puntos clave que deben confirmarse con su proveedor chino antes del inicio oficial de la producción, para ayudarlo a cumplir con todos los aspectos de su pedido sin problemas.
1. Confirmación de factura pro forma
Antes de la producción formal, debe confirmar con el proveedor la Factura Proforma (PI para abreviar), que equivale a la versión preliminar del contrato y contiene información clave como precio, cantidad, especificaciones del producto, etc.
Al confirmar esta factura, asegúrese de verificar todos los detalles para evitar inconsistencias con el precio cotizado en el momento del envío formal.
A menudo se utiliza una factura pro forma como documento base para la cotización final y, una vez confirmada, el precio y los términos no están sujetos a cambios. Proporciona un precio específico y detalles de la transacción tanto para usted como para el proveedor.
También se requieren facturas proforma cuando se encuentra en el proceso de despacho de aduana de importación/exportación. Así que asegúrese de que el monto del pedido en la factura sea el mismo que el monto que pagó.
Las facturas proforma ayudan a resolver cuestiones de impuestos de importación y exportación al establecer claramente todos los bienes, cargos y condiciones de entrega, lo que puede ayudar a calcular los aranceles, el IVA, etc. Algunos compradores ofrecen montos de factura más bajos para pagar menos aranceles, lo que implica costos legales. riesgos.
2.Firmar acuerdo de confidencialidad
Si su nuevo producto incluye patentes, dibujos de diseño u otra información confidencial, es necesario firmar un acuerdo de confidencialidad (NDA) antes de generar colaboraciones en grandes cantidades. Un acuerdo de confidencialidad puede proteger eficazmente sus secretos comerciales, evitando que la información se filtre y sea utilizada por los competidores.
Los acuerdos de confidencialidad deben especificar qué tipo de información debe mantenerse confidencial. Por ejemplo, dibujos de diseño de productos, datos de la cadena de suministro, planes de marketing, etc. El proveedor sólo está obligado a mantener confidencial la información que se define como confidencial.
Especificar la duración de la confidencialidad de la información. Parte de la información puede perder su confidencialidad después de un cierto período de tiempo, mientras que es posible que sea necesario mantener la confidencialidad de algunos secretos comerciales de forma permanente. Estos plazos deberán constar en el contrato.
Especificar en el acuerdo las consecuencias del incumplimiento de la cláusula de confidencialidad, incluidas multas, indemnización por daños y perjuicios, etc. Esto obligará mejor al proveedor a cumplir el acuerdo.
3.Confirmar entrega y tiempo de entrega.
Es importante aclarar los tiempos de entrega con tus proveedores para asegurar que tus productos lleguen a una hora específica, de lo contrario puede afectar tu programa de ventas.
Confirmar los plazos de entrega y entrega y garantizar un acuerdo con sus proveedores puede evitar retrasos en la producción, problemas de transporte e interrupciones en la cadena de suministro, entre otras molestias, garantizando que sus productos lleguen al mercado a tiempo y que su plan de negocios se ejecute sin problemas.
Antes de finalizar un pedido con un proveedor, primero debe confirmar el plazo de producción. La duración del plazo de producción depende de la complejidad del pedido, las necesidades de personalización del producto y la capacidad de producción del proveedor.
En el caso de pedidos de gran volumen o productos personalizados, el plazo de producción puede ser mayor, por lo que es importante confirmar este punto con antelación.
Al confirmar el tiempo de entrega, también debe discutir el modo de transporte (por ejemplo, marítimo, aéreo, ferroviario, etc.) con el proveedor, así como el tiempo de tránsito. Los diferentes modos de transporte pueden afectar los tiempos de entrega.
Por ejemplo, el transporte marítimo suele tardar más que el transporte aéreo, pero cuesta menos. Debe equilibrar el costo y el plazo de entrega con sus necesidades.
La determinación del lugar de entrega (por ejemplo, puerto, almacén, puerta a puerta, etc.) también tiene un impacto directo en el tiempo de entrega. Luego de confirmar el modo de transporte, es importante aclarar con el proveedor el lugar de entrega y si el proveedor necesita brindar otros servicios, como descarga, despacho de aduana, etc., en el momento de la entrega.
Al determinar los plazos de entrega, tenga en cuenta los días festivos chinos, como el Año Nuevo chino y el Día Nacional, que pueden provocar retrasos en la producción y la logística. Confirmar los arreglos de vacaciones con los proveedores para evitar retrasos debido a los días festivos.
Por ejemplo, va a comprar un lote de productos electrónicos de consumo de China. Negoció un pedido con el proveedor y especificó los términos de entrega como FOB Shanghai. Usted requiere que el proveedor complete la producción y envíe los productos dentro de los 30 días posteriores a la confirmación del pedido. El proveedor le proporciona un cronograma de producción detallado y un plan de transporte: el plazo de producción es de 20 días y el tiempo de transporte se estima en 10 días. Para garantizar la entrega antes de las vacaciones, le solicita específicamente al proveedor que produzca antes de lo previsto y comience a organizar el envío 15 días después de la confirmación del pedido. De esta forma evitas problemas de entrega provocados por días festivos o retrasos en la producción.
Además, requiere que los proveedores proporcionen informes de progreso periódicos antes de la entrega para que pueda realizar un seguimiento del estado de sus pedidos y asegurarse de que los plazos de entrega se ajusten a lo previsto. Al comunicar y confirmar claramente los plazos de entrega y entrega, se asegura de que el producto llegue a su destino a tiempo.
4.Compensación o solución de defectos del producto
Incluso los proveedores muy especializados pueden encontrar algunos problemas con defectos de calidad del producto durante el proceso de producción. Ya sea debido a daños causados por la producción o el transporte, los defectos del producto pueden provocar insatisfacción del cliente, retrasos en las ventas u otras pérdidas financieras.
Por lo tanto, aclarar la compensación y la solución por defectos del producto y llegar a un acuerdo con el proveedor de antemano puede ayudarle a afrontar rápidamente los problemas de calidad y reducir las pérdidas.
Si el 5% de los productos de un pedido al por mayor que recibe son defectuosos, es posible que tenga que solucionar estos problemas por su cuenta si no se establece un programa de compensación por adelantado. Comunicándolo con antelación, puedes evitar pérdidas pidiendo a tu proveedor que incluya en el contrato una cláusula de compensación por defectos, como compensarlo en el siguiente pedido u ofrecer un descuento de una determinada cantidad.
Tipos de defectos del producto
Defectos de apariencia
Los defectos de apariencia generalmente se refieren a problemas con la superficie o la apariencia del producto, como rayones, color desigual, deformación, manchas, roturas, etc. Estos defectos a menudo ocurren durante el transporte o sin un estricto control de calidad durante la producción.
Prescripción
- Devoluciones y cambios: si el defecto se descubre antes de la entrega, se le puede pedir al proveedor que devuelva o cambie el producto no conforme.
- Descuento de compensación: si el defecto es menor y no afecta la función del producto, puede negociar un descuento o reembolso con el proveedor.
- Reembalaje o repintado: Si el daño es menor y el costo de reparación es bajo, puedes pedirle al proveedor que lo repare o te compense el costo del reembalaje.
defecto funcional
Un defecto funcional es cuando un producto no funciona o no funciona correctamente. Los ejemplos incluyen productos electrónicos que no encienden, piezas mecánicas que no funcionan correctamente y software que no funciona correctamente. Este tipo de defectos suelen ocurrir durante el proceso de fabricación y pueden ser causados por un mal diseño, problemas de materiales o un montaje inadecuado.
Solución:
- Devolución o cambio de producto: Solicite al proveedor que proporcione una devolución o reemplazo, especialmente si el defecto afecta el uso normal del producto.
- Reparación o depuración: Para aquellos productos con bajos costos de reparación, puede pedirle al proveedor que los repare o depure.
- Indemnización por daños: Si el producto defectuoso ha provocado quejas de los clientes o pérdidas de mercado, el proveedor puede ser considerado responsable de los daños.
Discrepancia de tamaño o especificación
Una discrepancia de tamaño o especificación se produce cuando un proveedor entrega un producto que no cumple con los requisitos del pedido. Esto puede deberse a que la producción no sigue las especificaciones o a un error en la comprensión del pedido por parte del proveedor.
Solución:
- Devolución o cambio: Solicite al proveedor que devuelva o cambie el producto que no cumpla con las especificaciones.
- Modificar o ajustar: si solo un producto individual está fuera de las especificaciones, puede pedirle al proveedor que ajuste o reemplace el producto para asegurarse de que cumpla con sus requisitos.
- Reproducir: si hay un problema con todo el lote, es posible que deba pedirle al proveedor que reproduzca y reenvíe el producto.
Cuestiones materiales
Los defectos materiales son problemas con las materias primas de un producto que pueden resultar en una calidad deficiente o una vida útil más corta. Los ejemplos incluyen el uso de telas de mala calidad para la ropa o plásticos de mala calidad para el mobiliario del hogar.
Solución:
- Reemplazo de materiales: Exigir al proveedor que reemplace los materiales de calidad inferior y utilice materiales compatibles en la producción posterior.
- Devoluciones, cambios o compensaciones: Para productos que han sido entregados y tienen problemas materiales, puede solicitar devoluciones, cambios o pedirle al proveedor que proporcione descuentos como compensación.
- Reproducción: si el problema del material afecta la producción en masa, se le puede pedir al proveedor que reproduzca productos calificados.
5. Determinar el método de pago
Determinar el método de pago con sus proveedores es un paso para garantizar una transacción fluida. Los diferentes métodos de pago no sólo afectan el flujo de fondos, sino que también se relacionan directamente con su control de riesgos y flujo de caja.
Las empresas que realizan comercio exterior en China suelen aceptar los siguientes métodos de pago:
Transferencia Telegráfica (T/T)
Esta es la forma de pago más común, donde el comprador transfiere el dinero directamente al vendedor a través del banco. Las transferencias telegráficas son rápidas y sencillas y normalmente se completan entre 1 y 3 días hábiles, pero pueden implicar una tarifa.
Las empresas chinas normalmente quieren recibir el pago lo antes posible, por lo que las transferencias bancarias se han convertido en el método de pago más común.
Carta de crédito (L/C)
Este método de pago proporciona una garantía a través del banco para garantizar que el vendedor pueda recibir el pago de los bienes después de la entrega de acuerdo con los requisitos del contrato. Es adecuado para montos mayores y transacciones de mayor riesgo, y puede proteger los intereses de ambas partes, pero el costo de emitir una carta de crédito es mayor y el proceso es más engorroso. Para clientes desconocidos, las cartas de crédito pueden reducir eficazmente el riesgo de las transacciones.
Las empresas chinas suelen elegir el método de pago con carta de crédito en transacciones con nuevos clientes o mercados desconocidos, porque la carta de crédito proporciona protección bancaria y puede evitar eficazmente el riesgo de incumplimiento del cliente.
Letras de cambio (D/P, D/A)
Maneja la documentación de los bienes a través del banco y el comprador debe realizar el pago antes de poder recibir los bienes. Es más simple que una carta de crédito, pero el vendedor puede correr algún riesgo si el comprador se niega a pagar.
Los giros postales son una forma fácil y menos costosa de pagar pedidos que no implican un gran monto de transacción.
Pago Alipay/WeChat
Estos métodos de pago son muy populares en China y son especialmente adecuados para pequeñas transacciones y modelos B2C (empresa a consumidor). Son fáciles de usar y los fondos llegan rápidamente, pero generalmente no son adecuados para productos a granel o relaciones de suministro largas.
6.Confirmar las condiciones de pago
Las condiciones de pago no sólo están relacionadas con la seguridad de los flujos financieros, sino que también tienen un impacto directo en la confianza y la relación de cooperación entre las dos partes. Condiciones de pago claras y razonables pueden ayudar a minimizar riesgos potenciales, proteger los intereses de ambas partes y garantizar que los bienes se produzcan y entreguen a tiempo.
Unas condiciones de pago claras no sólo ayudan a garantizar una transacción fluida, sino que también minimizan eficazmente el riesgo para ambas partes. Dependiendo del tipo de pedido y de la relación, los proveedores suelen ofrecer varios métodos de pago habituales.
30% de depósito y 70% de saldo antes de exportar
Este método de pago es muy común en transacciones de comercio exterior, generalmente utilizado para nuevos clientes o cooperación por primera vez. El comprador debe pagar un depósito del 30% por adelantado después de firmar el contrato y el 70% restante se pagará antes o después del envío de la mercancía.
Para el comprador, pagar el depósito garantiza que el proveedor producirá y enviará la mercancía en el momento acordado, mientras que el proveedor garantiza que el comprador sea sincero al realizar el pedido a través del depósito. Este enfoque equilibra los riesgos para ambas partes, pero el comprador debe tener suficiente flujo financiero para pagar el depósito.
30% de depósito, 70% de pago B/L
Otro método de pago común es pagar un depósito del 30% y el 70% restante mediante conocimiento de embarque. Esto significa que el comprador paga el saldo restante al vendedor después de que se hayan enviado las mercancías y se haya recibido el conocimiento de embarque.
De esta manera, el comprador puede recibir el conocimiento de embarque para confirmar que la mercancía ha sido enviada y luego completar el pago final, lo que aumenta la seguridad de la transacción.
El vendedor también puede asegurarse de que antes de entregar el conocimiento de embarque al comprador se haya recibido parte del pago, reduciendo el riesgo. Este método es adecuado para la cooperación a largo plazo entre compradores y vendedores.
No se requiere depósito, pago completo mediante conocimiento de embarque
Para los socios que han establecido una relación de confianza a largo plazo, algunos proveedores incluso ofrecen la condición de pago completo, es decir, el comprador paga el importe total de la mercancía después de recibir el conocimiento de embarque.
Este enfoque es muy favorable para el comprador, porque no es necesario pagar un depósito por adelantado y el flujo de fondos es más flexible.
En cuanto al vendedor, significa que se ha establecido confianza hasta cierto punto y el comprador puede confirmar la propiedad de la mercancía en virtud del conocimiento de embarque, lo que reduce la incertidumbre de la transacción.
O/A (Cuenta abierta)
Los pagos O/A (Open Account) son aquellos que permiten al comprador pagar la mercancía dentro de un determinado período de tiempo después de haber sido enviada, sin tener que realizar ningún pago por adelantado.
Normalmente, las condiciones de pago O/A establecerán que el comprador debe pagar los bienes dentro de 30, 60 o 90 días, dependiendo del acuerdo específico con el proveedor. El método de pago O/A crea una fuerte relación de confianza entre el comprador. y el vendedor.
Último
Espero que este artículo sobre cosas que debe verificar con sus proveedores chinos antes de la producción le ayude a lograr una cooperación cordial entre usted y sus proveedores. Si tiene alguna pregunta sobre el contenido de hoy, hágamelo saber en los comentarios a continuación.
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