Глава 1: Комуникация при запитване
Когато започвате комуникация с китайски доставчици, запитването е най-честата задача за купувачите. Вносителите и китайският търговски персонал ще отделят много време и енергия за запитвания и оферти. Купувачите често искат продавачът да посочи единичната цена, срока на доставка и данъчната ставка въз основа на списъка, който дават на продавача. Това е просто и ефикасно.
Но в действителност, в много процеси на запитване, продажбите ще задават много въпроси относно покупките: Колко голям е вашият обем покупки? Вие самият ли го използвахте? Времето за доставка спешно ли е? …
Много купувачи не разбират защо има толкова много неуместни въпроси. Всъщност това е така, защото продавачът иска да разбере ситуацията на вносителя, да претегли печалбата от поръчката въз основа на спешността на клиента за продукта, обема на покупката и т.н. и след това да персонализира перфектен план за котировки.
Тогава вносителите могат да се подготвят в следните аспекти:
Предоставете подробни изисквания:
Ясно очертайте продуктовите си спецификации, включително материали, размери, количества и всякакви специални изисквания. Предварителното предоставяне на подробна информация помага на доставчика да разбере точно от какво имате нужда.
Задайте подходящи въпроси:
Подгответе серия от подходящи въпроси, които да зададете на доставчика относно неговите продукти, производствени възможности, срокове за доставка и цени. Задаването на конкретни въпроси може да демонстрира вашата сериозност и да ви помогне да съберете необходимата информация, за да вземете информирано решение.
Заявка за проби:
Поискайте мостри от продуктите, които ви интересуват, за да оцените качеството, изработката и пригодността за вашия пазар. Съобщете ясно вашите изисквания за примери, включително всякакви спецификации за персонализиране или брандиране.
Установете очаквания:
Съобщете ясно вашите очаквания за ценообразуване, условия на плащане и графици за доставка. Бъдете прозрачни относно вашите бюджетни ограничения и изисквания към графика, за да избегнете недоразумения по-късно.
Глава 2: Комуникация по време на изпълнение на поръчка
След като изпратите договора за покупка на доставчика, това не означава, че можете да изчакате продуктът да бъде доставен навреме. Ситуацията често е неочаквана. Понякога дори доставчиците искат да доставят стоки навреме, за да насърчат дългосрочно стабилно и приятелско сътрудничество.
Но винаги има намеса от други фактори, които могат да причинят инциденти. Например фабричният график на доставчика, приоритетът на клиента, проблемите със суровините, проблемите с производственото оборудване и дори прекъсванията на електрозахранването, природните бедствия, болестта на отговорното лице и т.н. ще повлияят на крайното време за доставка. Много продавачи са склонни да работят усилено, за да разрешат проблема в ранните етапи и не казват на купувачите веднага. Често, когато е ясно, че проблемът не може да бъде решен, когато датата на доставка наближава, те са принудени да кажат на купувача, че стоките не могат да бъдат доставени навреме.
Когато възникне проблем, някои търговци измислят различни причини, за да разберат купувачите. Възможно е да има проблем в някое звено като производител на суровини, митници, логистика и транспорт... Като купувач трябва да предотвратите появата на тези проблеми, доколкото е възможно.
Ето как да поддържате ефективна комуникация по време на този етап:
1. Потвърдете подробностите за поръчката:
Прегледайте и потвърдете всички подробности за поръчката с доставчиците, преди да започне производството, включително продуктови спецификации, количества, цени и условия за доставка. Запазването на тези подробности в писмен вид помага за предотвратяване на несъответствия и недоразумения.
2. Поддържайте редовен контакт:
Поддържайте каналите за комуникация отворени с доставчиците през целия производствен процес. Изисквайте редовни актуализации за състоянието на поръчката, включително напредъка на производството, проверки на качеството и договорености за доставка.
3. Разрешавайте проблемите бързо:
Ако възникнат проблеми или притеснения по време на производствения процес, моля, незабавно ги разрешите с доставчика. Съобщете ясно очакванията си за решение и работете заедно, за да намерите решение, което отговаря на нуждите и на двете страни.
4. Корекции и промени:
Ако има промени или модификации на изискванията на поръчката, моля, незабавно ги съобщете ясно на доставчика. Обсъдете всички потенциални въздействия върху ценообразуването, времето за доставка или производствените графици и постигнете взаимно съгласие, преди да продължите.
Глава 3: Комуникация след възникване на проблеми
Въпреки внимателното планиране и изпълнение, могат да възникнат проблеми по време на процеса на възлагане.
Ако срещнете проблеми с продукт или доставка, моля, уведомете незабавно доставчика и поддържайте спокойна комуникация. Избягвайте да сочите с пръст или конфронтация и се фокусирайте върху намирането на конструктивни решения на проблемите.
Можете ясно да съобщите очакванията си за отстраняване на проблема, независимо дали това е подмяна, ремонт или компенсация. Работете с доставчика, за да разработите план за действие и да разработите график за разрешаване.
В допълнение към това, поддържайте подробни записи на всички комуникации с доставчици, включително имейли, телефонни обаждания и писмена кореспонденция. Тази документация служи като доказателство в случай на спорове или разногласия и помага да се осигури отчетност.
Като следват тези насоки за ефективна комуникация с китайски доставчици по време на процеса на внос, вносителите имат по-добър шанс да изградят силни взаимоотношения, да намалят риска и да осигурят успеха на своя бизнес.
