Antes da produção em massa, certifique-se de que todos os detalhes sejam acordados mutuamente com seu fornecedor chinês para garantir um processo de produção tranquilo e evitar retrabalhos desnecessários ou atrasos devido a comunicações subsequentes pouco claras.
Neste artigo apresentaremos os pontos-chave que devem ser confirmados com seu fornecedor chinês antes do início oficial da produção, para ajudá-lo a atender todos os aspectos do seu pedido com mais tranquilidade.
1. Confirmação da fatura pró-forma
Antes da produção formal, você deve confirmar com o fornecedor a Fatura Proforma (abreviadamente PI), que equivale à versão preliminar do contrato e contém informações importantes como preço, quantidade, especificações do produto, etc.
Ao confirmar esta fatura, certifique-se de verificar todos os detalhes para evitar inconsistências com o preço cotado no momento do envio formal.
Uma fatura pró-forma é frequentemente usada como documento base para a cotação final e, uma vez confirmada, o preço e os termos não estão sujeitos a alterações. Ele fornece um preço específico e detalhes da transação para você e para o fornecedor.
Faturas pró-forma também são exigidas quando você está em processo de desembaraço aduaneiro de importação/exportação. Portanto, certifique-se de que o valor do pedido na fatura seja igual ao valor que você pagou.
As faturas pró-forma ajudam a lidar com questões fiscais de importação e exportação, definindo claramente todas as mercadorias, encargos e condições de entrega, o que pode ajudar no cálculo de direitos, IVA, etc. riscos.
2.Assinar acordo de confidencialidade
Se o seu novo produto envolve patentes, desenhos de design ou outras informações confidenciais, é necessário assinar um Acordo de Não Divulgação (NDA) antes de gerar colaborações em grandes quantidades. Um Acordo de Não Divulgação pode proteger eficazmente seus segredos comerciais, evitando que as informações vazem e sejam utilizadas por concorrentes.
Os acordos de não divulgação precisam especificar que tipo de informação deve ser mantida confidencial. Por exemplo, desenhos de design de produtos, dados da cadeia de fornecimento, planos de marketing, etc. Somente as informações definidas como confidenciais são obrigadas a ser mantidas confidenciais pelo fornecedor.
Especifique a duração da confidencialidade das informações. Algumas informações podem perder a sua confidencialidade após um determinado período de tempo, enquanto alguns segredos comerciais podem necessitar de ser mantidos confidenciais permanentemente. Esses períodos devem ser indicados no acordo.
Especifique no acordo as consequências da violação da cláusula de confidencialidade, incluindo multas, indemnizações por danos, etc. Isto vinculará melhor o fornecedor ao cumprimento do acordo.
3.Confirme a entrega e o prazo de entrega
É importante esclarecer os prazos de entrega com seus fornecedores para garantir que sua mercadoria chegue em um horário específico, caso contrário isso poderá afetar seu programa de vendas.
Confirmar os prazos de entrega e de entrega e garantir o acordo com seus fornecedores pode evitar atrasos na produção, problemas de transporte e interrupções na cadeia de suprimentos, entre outros aborrecimentos, garantindo que seus produtos cheguem ao mercado no prazo e que seu plano de negócios seja executado sem problemas.
Antes de finalizar um pedido com um fornecedor, primeiro você precisa confirmar o prazo de produção. A duração do lead time de produção depende da complexidade do pedido, das necessidades de customização do produto e da capacidade de produção do fornecedor.
No caso de pedidos de grande volume ou produtos customizados, o lead time de produção pode ser maior, por isso é importante confirmar este ponto com antecedência.
Ao confirmar o prazo de entrega, você também precisa discutir o meio de transporte (por exemplo, marítimo, aéreo, ferroviário, etc.) com o fornecedor, bem como o tempo de trânsito. Diferentes modos de transporte podem afetar os prazos de entrega.
Por exemplo, o frete marítimo geralmente leva mais tempo que o frete aéreo, mas custa menos. Você precisa equilibrar o custo e o prazo de entrega com suas necessidades.
A determinação do local de entrega (por exemplo, porto, armazém, porta a porta, etc.) também tem impacto direto no prazo de entrega. Após a confirmação do meio de transporte, é importante esclarecer com o fornecedor o local de entrega e se o fornecedor necessita prestar outros serviços, como descarga, desembaraço aduaneiro, etc., no momento da entrega.
Ao determinar os prazos de entrega, leve em consideração os feriados chineses, como o Ano Novo Chinês e o Dia Nacional, que podem causar atrasos na produção e na logística. Confirme os acordos de feriados com os fornecedores para evitar atrasos devido a feriados.
Por exemplo, você vai comprar um lote de eletrônicos de consumo da China. Você negociou um pedido com o fornecedor e especificou as condições de entrega como FOB Xangai. Você exige que o fornecedor conclua a produção e envie as mercadorias no prazo de 30 dias após a confirmação do pedido. O fornecedor fornece um cronograma de produção detalhado e um plano de transporte: o prazo de produção é de 20 dias e o tempo de transporte é estimado em 10 dias. Para garantir a entrega antes do feriado, você pede especificamente ao fornecedor que produza antes do prazo e comece a providenciar o envio 15 dias após a confirmação do pedido. Desta forma, você evita problemas de entrega causados por feriados ou atrasos na produção.
Além disso, você exige que os fornecedores forneçam relatórios regulares de progresso antes da entrega, para que você possa acompanhar o status de seus pedidos e garantir que os prazos de entrega estejam dentro do cronograma. Ao comunicar e confirmar claramente a entrega e os prazos de entrega, você garante que o produto chegará ao destino no prazo.
4.Compensação ou solução para defeitos do produto
Mesmo fornecedores muito especializados podem encontrar alguns problemas com defeitos de qualidade do produto durante o processo de produção. Seja devido a danos causados pela produção ou transporte, os defeitos do produto podem levar à insatisfação do cliente, atrasos nas vendas ou outras perdas financeiras.
Portanto, esclarecer a compensação e solução para defeitos do produto e combinar antecipadamente com o fornecedor pode ajudá-lo rapidamente a lidar com problemas de qualidade e reduzir perdas.
Se 5% dos produtos de um pedido em grandes quantidades que você receber apresentarem defeitos, você poderá ter que lidar com esses problemas às suas próprias custas se um programa de compensação não for estabelecido antecipadamente. Comunicando-se com antecedência, você pode evitar prejuízos solicitando ao seu fornecedor que inclua no contrato uma cláusula de compensação de defeito, como compensar no próximo pedido ou oferecer desconto de determinado valor.
Tipos de defeitos do produto
Defeitos de aparência
Defeitos de aparência geralmente se referem a problemas com a superfície ou aparência do produto, como arranhões, cores irregulares, deformações, manchas, quebras, etc. Tais defeitos ocorrem frequentemente durante o transporte ou sem rigoroso controle de qualidade durante a produção.
Prescrição
- Devoluções e trocas: Caso o defeito seja descoberto antes da entrega, o fornecedor poderá ser solicitado a devolver ou trocar o produto não conforme.
- Desconto de compensação: Se o defeito for menor e não afetar o funcionamento do produto, você pode negociar um desconto ou reembolso com o fornecedor.
- Reembalagem ou repintura: Se o dano for pequeno e o custo do reparo for baixo, você pode pedir ao fornecedor para repará-lo ou compensá-lo pelo custo da reembalagem.
defeito funcional
Um defeito funcional ocorre quando um produto não funciona ou não funciona corretamente. Os exemplos incluem produtos eletrônicos que não ligam, peças mecânicas que não funcionam corretamente e software com defeito. Esses tipos de defeitos geralmente ocorrem durante o processo de fabricação e podem ser causados por projeto inadequado, problemas de material ou montagem inadequada.
Solução:
- Devolução ou troca do produto: Solicite ao fornecedor a devolução ou substituição, principalmente se o defeito afetar o uso normal do produto.
- Reparo ou depuração: Para produtos com baixos custos de reparo, você pode pedir ao fornecedor para repará-los ou depurá-los.
- Indenização por danos: Se o produto defeituoso tiver causado reclamações de clientes ou prejuízos no mercado, o fornecedor poderá ser responsabilizado pelos danos.
Discrepância de tamanho ou especificação
Uma discrepância de tamanho ou especificação ocorre quando um fornecedor entrega um produto que não atende aos requisitos do pedido. Isso pode ser devido ao fato de a produção não seguir as especificações ou a um erro no entendimento do pedido por parte do fornecedor.
Solução:
- Devolução ou troca: Peça ao fornecedor para devolver ou trocar o produto que não atende às especificações.
- Modificar ou ajustar: Se apenas um produto individual estiver fora das especificações, você pode pedir ao fornecedor para ajustar ou substituir o produto para garantir que ele atenda às suas necessidades.
- Reproduzir: Se houver algum problema com todo o lote, pode ser necessário solicitar ao fornecedor a reprodução e reenvio do produto.
Questões materiais
Defeitos de material são problemas com as matérias-primas de um produto que podem resultar em qualidade inferior ou em uma vida útil mais curta. Os exemplos incluem o uso de tecidos de baixa qualidade para roupas ou plásticos de baixa qualidade para móveis domésticos.
Solução:
- Substituição de materiais: Exija que o fornecedor substitua os materiais abaixo do padrão e use materiais compatíveis na produção subsequente.
- Devoluções, trocas ou indenizações: Para produtos que foram entregues e apresentam problemas materiais, você pode solicitar devoluções, trocas ou solicitar ao fornecedor descontos como compensação.
- Reprodução: Se o problema material afetar a produção em massa, o fornecedor poderá ser solicitado a reproduzir produtos qualificados.
5. Determine a forma de pagamento
Determinar a forma de pagamento com seus fornecedores é um passo para garantir uma transação tranquila. Diferentes métodos de pagamento não afetam apenas o fluxo de fundos, mas também estão diretamente relacionados ao seu controle de risco e fluxo de caixa.
As empresas que realizam comércio exterior na China costumam aceitar os seguintes métodos de pagamento:
Transferência Telegráfica (T/T)
Esta é a forma de pagamento mais comum, onde o comprador transfere o dinheiro diretamente ao vendedor através do banco. As transferências telegráficas são rápidas e fáceis e geralmente são concluídas dentro de 1 a 3 dias úteis, mas podem envolver uma taxa.
As empresas chinesas geralmente desejam receber o pagamento o mais rápido possível, por isso as transferências eletrônicas se tornaram o método de pagamento mais comum.
Carta de crédito (L/C)
Este método de pagamento fornece uma garantia através do banco para garantir que o vendedor possa receber o pagamento pela mercadoria após a entrega, de acordo com os requisitos do contrato. É adequado para montantes maiores e transações de maior risco e pode proteger os interesses de ambas as partes, mas o custo de emissão de uma carta de crédito é mais elevado e o processo é mais complicado. Para clientes desconhecidos, as cartas de crédito podem efetivamente reduzir o risco das transações.
As empresas chinesas geralmente escolhem o método de pagamento por carta de crédito em transações com novos clientes ou mercados desconhecidos, porque a carta de crédito fornece proteção bancária e pode efetivamente evitar o risco de inadimplência do cliente.
Letras de câmbio (D/P, D/A)
Cuida da documentação da mercadoria através do banco e o comprador deve efetuar o pagamento antes de receber a mercadoria. É mais simples do que uma carta de crédito, mas o vendedor pode enfrentar alguns riscos se o comprador se recusar a pagar.
As ordens de pagamento são uma forma fácil e menos dispendiosa de pagar ordens que não envolvem um grande valor de transação.
Pagamento Alipay/WeChat
Estes métodos de pagamento são muito populares na China e são particularmente adequados para pequenas transações e modelos B2C (business-to-consumer). São fáceis de utilizar e os fundos chegam rapidamente, mas normalmente não são adequados para produtos a granel ou relações de fornecimento de longo prazo.
6.Confirme as condições de pagamento
As condições de pagamento não estão apenas relacionadas com a segurança dos fluxos financeiros, mas também têm um impacto direto na confiança e na relação de cooperação entre as duas partes. Condições de pagamento claras e razoáveis podem ajudar a minimizar riscos potenciais, proteger os interesses de ambas as partes e garantir que as mercadorias sejam produzidas e entregues dentro do prazo.
Condições de pagamento claras não apenas ajudam a garantir uma transação tranquila, mas também minimizam efetivamente o risco para ambas as partes. Dependendo do tipo de pedido e do relacionamento, os fornecedores costumam oferecer diversos métodos de pagamento comuns.
Depósito de 30% e saldo de 70% antes da exportação
Este método de pagamento é muito comum em transações de comércio exterior, geralmente utilizado para novos clientes ou cooperação inicial. O comprador deverá pagar um depósito de 30% antecipadamente após a assinatura do contrato, e os 70% restantes serão pagos antes ou depois do envio da mercadoria.
Para o comprador, o pagamento do depósito garante que o fornecedor produzirá e enviará a mercadoria no prazo acordado, enquanto o fornecedor garante que o comprador seja sincero ao fazer o pedido por meio do depósito. Esta abordagem equilibra os riscos para ambas as partes, mas o comprador precisa de ter fluxo financeiro suficiente para pagar o depósito.
Depósito de 30%, pagamento de 70% B/L
Outro método de pagamento comum é pagar um depósito de 30% e os 70% restantes por meio de conhecimento de embarque. Isso significa que o comprador paga o saldo restante ao vendedor após o envio da mercadoria e o recebimento do conhecimento de embarque.
Dessa forma, o comprador consegue receber o conhecimento de embarque para confirmar o envio da mercadoria e, em seguida, efetuar o pagamento final, o que aumenta a segurança da transação.
O vendedor também pode garantir que antes da entrega do conhecimento de embarque ao comprador, parte do pagamento foi recebida, reduzindo o risco. Este método é adequado para cooperação de longo prazo entre compradores e vendedores.
Não é necessário depósito, pagamento integral por conhecimento de embarque
Para parceiros que estabeleceram uma relação de confiança de longo prazo, alguns fornecedores oferecem até a condição de pagamento integral, ou seja, o comprador paga o valor integral da mercadoria após receber o conhecimento de embarque.
Essa abordagem é muito favorável ao comprador, pois não há necessidade de pagamento antecipado, o fluxo de recursos é mais flexível.
Quanto ao vendedor, significa que a confiança foi estabelecida até certo ponto, e o comprador pode confirmar a propriedade da mercadoria em virtude do conhecimento de embarque, o que reduz a incerteza da transação.
O/A （Conta aberta）
Os pagamentos O/A (Open Account) são aqueles que permitem ao comprador pagar pela mercadoria dentro de um determinado período de tempo após o envio, sem a necessidade de efetuar qualquer pagamento antecipado.
Normalmente, as condições de pagamento O/A estabelecerão que o comprador deve pagar pelas mercadorias dentro de 30, 60 ou 90 dias, dependendo do acordo específico com o fornecedor. O método de pagamento O/A cria uma forte relação de confiança entre o comprador e o vendedor.
Final
Espero que este artigo sobre o que verificar com seus fornecedores chineses antes da produção ajude você a obter uma cooperação cordial entre você e seus fornecedores. Se você tiver alguma dúvida sobre o conteúdo de hoje, deixe-me saber nos comentários abaixo.
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