Bab 1: Komunikasi Penyelidikan
Saat memulai komunikasi dengan pemasok Tiongkok, penyelidikan adalah tugas paling umum bagi pembeli. Importir dan staf penjualan Tiongkok akan menghabiskan banyak waktu dan energi untuk pertanyaan dan penawaran harga. Pembeli sering kali ingin penjual mencantumkan harga satuan, jangka waktu pengiriman, dan tarif pajak berdasarkan daftar yang mereka berikan kepada penjual. Ini sederhana dan efisien.
Namun kenyataannya, dalam banyak proses penyelidikan, bagian penjualan akan menanyakan banyak pertanyaan tentang pembelian: Seberapa besar volume pembelian Anda? Apakah Anda sendiri yang menggunakannya? Apakah waktu pengiriman mendesak? …
Banyak pembeli yang tidak mengerti mengapa ada begitu banyak pertanyaan yang tidak relevan. Faktanya, hal ini karena tenaga penjualan ingin mengetahui situasi importir, menimbang keuntungan pesanan berdasarkan urgensi pelanggan terhadap produk, volume pembelian, dll., dan kemudian menyesuaikan rencana penawaran harga yang sempurna.
Maka importir dapat mempersiapkan aspek-aspek berikut:
Berikan persyaratan rinci:
Uraikan dengan jelas spesifikasi produk Anda, termasuk bahan, dimensi, jumlah, dan persyaratan khusus apa pun. Memberikan informasi rinci di awal membantu pemasok memahami dengan tepat apa yang Anda butuhkan.
Ajukan pertanyaan yang relevan:
Siapkan serangkaian pertanyaan relevan untuk ditanyakan kepada pemasok tentang produknya, kemampuan manufaktur, waktu pengiriman, dan harga. Mengajukan pertanyaan spesifik dapat menunjukkan keseriusan Anda dan membantu Anda mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
Minta Sampel:
Minta sampel produk yang Anda minati untuk mengevaluasi kualitas, pengerjaan, dan kesesuaian untuk pasar Anda. Komunikasikan dengan jelas persyaratan sampel Anda, termasuk spesifikasi penyesuaian atau merek apa pun.
Tetapkan harapan:
Komunikasikan dengan jelas ekspektasi Anda mengenai harga, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman. Bersikaplah transparan tentang batasan anggaran dan persyaratan waktu Anda untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
Bab 2: Komunikasi selama Eksekusi Pesanan
Setelah mengirimkan kontrak pembelian ke supplier, bukan berarti Anda bisa menunggu produk dikirim tepat waktu. Situasinya seringkali tidak terduga. Terkadang, bahkan pemasok ingin mengirimkan barang tepat waktu untuk mendorong kerja sama yang stabil dan bersahabat dalam jangka panjang.
Namun selalu ada gangguan dari faktor lain yang dapat menyebabkan kecelakaan. Misalnya, jadwal pabrik pemasok, prioritas pelanggan, masalah bahan baku, masalah peralatan produksi bahkan pemadaman listrik, bencana alam, sakitnya penanggung jawab, dll semuanya akan mempengaruhi waktu pengiriman akhir. Banyak penjual yang cenderung bekerja keras untuk memperbaiki masalah pada tahap awal dan tidak segera memberi tahu pembeli. Seringkali ketika sudah jelas bahwa masalahnya tidak dapat diselesaikan ketika tanggal pengiriman sudah dekat, mereka terpaksa memberi tahu pembeli bahwa barang tidak dapat dikirim tepat waktu.
Ketika terjadi masalah, beberapa tenaga penjualan akan mengarang berbagai alasan agar pembeli mengerti. Bisa jadi ada masalah di beberapa link seperti produsen bahan baku, bea cukai, logistik dan transportasi… Sebagai pembeli, Anda harus sebisa mungkin mencegah terjadinya masalah tersebut.
Berikut cara menjaga komunikasi efektif selama tahap ini:
1. Konfirmasikan detail pesanan:
Tinjau dan konfirmasi semua detail pesanan dengan pemasok sebelum produksi dimulai, termasuk spesifikasi produk, jumlah, harga, dan ketentuan pengiriman. Menyimpan rincian ini secara tertulis membantu mencegah perbedaan dan kesalahpahaman.
2. Pertahankan kontak rutin:
Jaga saluran komunikasi tetap terbuka dengan pemasok selama proses produksi. Minta pembaruan rutin tentang status pesanan, termasuk kemajuan produksi, pemeriksaan kualitas, dan pengaturan pengiriman.
3. Selesaikan masalah dengan segera:
Jika ada masalah atau kekhawatiran yang muncul selama proses produksi, harap segera menyelesaikannya dengan pemasok. Komunikasikan dengan jelas harapan Anda terhadap suatu solusi dan bekerja sama untuk menemukan solusi yang memenuhi kebutuhan kedua belah pihak.
4.Penyesuaian dan perubahan:
Jika ada perubahan atau modifikasi pada persyaratan pesanan, harap segera mengkomunikasikannya dengan jelas kepada pemasok. Diskusikan potensi dampak apa pun terhadap harga, waktu pengiriman, atau jadwal produksi dan capai kesepakatan bersama sebelum melanjutkan.
Bab 3: Komunikasi setelah timbul masalah
Meskipun perencanaan dan pelaksanaannya dilakukan dengan matang, masalah dapat muncul selama proses pengadaan.
Jika Anda mengalami masalah dengan produk atau pengiriman, harap segera memberi tahu pemasok dan menjaga komunikasi yang tenang. Hindari saling tuding atau konfrontasi dan fokuslah untuk menemukan solusi konstruktif terhadap masalah.
Anda dapat dengan jelas mengomunikasikan ekspektasi Anda terhadap perbaikan guna menyelesaikan masalah, baik itu penggantian, perbaikan, atau kompensasi. Bekerja samalah dengan vendor untuk mengembangkan rencana tindakan dan mengembangkan garis waktu penyelesaian.
Selain itu, simpan catatan rinci tentang semua komunikasi dengan pemasok, termasuk email, panggilan telepon, dan korespondensi tertulis. Dokumentasi ini berfungsi sebagai bukti jika terjadi perselisihan atau perselisihan dan membantu memastikan akuntabilitas.
Dengan mengikuti pedoman komunikasi yang efektif dengan pemasok Tiongkok selama proses impor, importir memiliki peluang lebih besar untuk membangun hubungan yang kuat, mengurangi risiko, dan memastikan keberhasilan bisnis mereka.
