अध्याय 1: पूछताछ संचार
चीनी आपूर्तिकर्ताओं के साथ संचार शुरू करते समय, खरीदारों के लिए पूछताछ सबसे आम काम है। आयातक और चीनी बिक्री कर्मचारी पूछताछ और कोटेशन पर बहुत समय और ऊर्जा खर्च करेंगे। खरीदार अक्सर चाहते हैं कि विक्रेता इकाई मूल्य, वितरण अवधि और कर की दर उस सूची के आधार पर सूचीबद्ध करे जो वे विक्रेता को देते हैं। यह सरल और कुशल है.
लेकिन वास्तव में, कई पूछताछ प्रक्रियाओं में, बिक्री खरीदारी के बारे में कई प्रश्न पूछेगी: आपकी खरीदारी की मात्रा कितनी बड़ी है? क्या आपने स्वयं इसका उपयोग किया? क्या डिलीवरी का समय अत्यावश्यक है? …
कई खरीदार यह नहीं समझते कि इतने अप्रासंगिक प्रश्न क्यों हैं। वास्तव में, यह इसलिए है क्योंकि विक्रेता आयातक की स्थिति का पता लगाना चाहता है, उत्पाद के लिए ग्राहक की तात्कालिकता, खरीद की मात्रा, आदि के आधार पर आदेश के लाभ का वजन करता है, और फिर एक सही उद्धरण योजना को अनुकूलित करता है।
तब आयातक निम्नलिखित पहलुओं में तैयारी कर सकते हैं:
विस्तृत आवश्यकताएं प्रदान करें:
सामग्री, आयाम, मात्रा और किसी भी विशेष आवश्यकताओं सहित अपने उत्पाद विनिर्देशों को स्पष्ट रूप से रेखांकित करें। विस्तृत जानकारी प्रदान करने से आपूर्तिकर्ता को यह समझने में मदद मिलती है कि आपको क्या चाहिए।
प्रासंगिक प्रश्न पूछें:
आपूर्तिकर्ता से उसके उत्पादों, विनिर्माण क्षमताओं, वितरण समय और मूल्य निर्धारण के बारे में पूछने के लिए प्रासंगिक प्रश्नों की एक श्रृंखला तैयार करें। विशिष्ट प्रश्न पूछना आपकी गंभीरता को प्रदर्शित कर सकता है और आपको एक सूचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी इकट्ठा करने में मदद कर सकता है।
नमूने का अनुरोध करें:
अपने बाज़ार के लिए गुणवत्ता, कारीगरी और उपयुक्तता का मूल्यांकन करने के लिए उन उत्पादों के नमूनों का अनुरोध करें जिनमें आप रुचि रखते हैं। किसी भी अनुकूलन या ब्रांडिंग विनिर्देशों सहित अपनी नमूना आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से बताएं।
अपेक्षाएँ स्थापित करें:
मूल्य निर्धारण, भुगतान शर्तों और वितरण कार्यक्रम के लिए अपनी अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से बताएं। बाद में ग़लतफहमियों से बचने के लिए अपने बजट की कमी और समय-सीमा की आवश्यकताओं के बारे में पारदर्शी रहें।
अध्याय 2: आदेश निष्पादन के दौरान संचार
आपूर्तिकर्ता को खरीद अनुबंध भेजने के बाद, इसका मतलब यह नहीं है कि आप उत्पाद को समय पर भेजे जाने का इंतजार कर सकते हैं। स्थिति अक्सर अप्रत्याशित होती है. कभी-कभी, आपूर्तिकर्ता भी दीर्घकालिक स्थिर और मैत्रीपूर्ण सहयोग को बढ़ावा देने के लिए समय पर सामान वितरित करना चाहते हैं।
लेकिन हमेशा अन्य कारकों से हस्तक्षेप होते हैं जो दुर्घटनाओं का कारण बन सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपूर्तिकर्ता की कारखाने की अनुसूची, ग्राहक प्राथमिकता, कच्चे माल की समस्याएं, उत्पादन उपकरण समस्याएं और यहां तक कि बिजली आउटेज, प्राकृतिक आपदाएं, प्रभारी व्यक्ति की बीमारी आदि सभी अंतिम डिलीवरी समय को प्रभावित करेंगे। कई विक्रेता शुरुआती चरणों में समस्या को ठीक करने के लिए कड़ी मेहनत करते हैं और खरीदारों को तुरंत नहीं बताते हैं। अक्सर जब यह स्पष्ट होता है कि जब डिलीवरी की तारीख आ रही है, तो समस्या को हल नहीं किया जा सकता है, उन्हें खरीदार को यह बताने के लिए मजबूर किया जाता है कि सामान समय पर वितरित नहीं किया जा सकता है।
जब कोई समस्या होती है, तो कुछ salespeople खरीदारों को समझने के लिए विभिन्न कारणों को बनाएंगे। यह हो सकता है कि कुछ लिंक में एक समस्या है जैसे कि कच्चे माल निर्माता, सीमा शुल्क, रसद और परिवहन ... एक खरीदार के रूप में, आपको इन समस्याओं की घटना को यथासंभव रोकना होगा।
इस चरण के दौरान प्रभावी संचार को कैसे बनाए रखा जाए:
1। आदेश विवरण की पुष्टि करें:
उत्पादन शुरू होने से पहले आपूर्तिकर्ताओं के साथ सभी आदेश विवरणों की समीक्षा करें और पुष्टि करें, जिसमें उत्पाद विनिर्देशों, मात्रा, मूल्य निर्धारण और वितरण की शर्तें शामिल हैं। इन विवरणों को लिखित रूप में रखने से विसंगतियों और गलतफहमी को रोकने में मदद मिलती है।
2. नियमित संपर्क:
पूरे उत्पादन प्रक्रिया में आपूर्तिकर्ताओं के साथ संचार चैनल खुले रखें। उत्पादन की प्रगति, गुणवत्ता निरीक्षण और शिपिंग व्यवस्था सहित ऑर्डर की स्थिति पर नियमित अपडेट का अनुरोध करें।
3. समस्याओं को तुरंत अलग करें:
यदि उत्पादन प्रक्रिया के दौरान कोई समस्या या चिंता उत्पन्न होती है, तो कृपया उन्हें तुरंत आपूर्तिकर्ता के साथ हल करें। एक समाधान के लिए अपनी अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करें और दोनों पक्षों की जरूरतों को पूरा करने वाले समाधान को खोजने के लिए एक साथ काम करें।
4. एडजस्टमेंट और परिवर्तन:
यदि आदेश आवश्यकताओं में कोई परिवर्तन या संशोधन हैं, तो कृपया उन्हें स्पष्ट रूप से आपूर्तिकर्ता से स्पष्ट रूप से संवाद करें। मूल्य निर्धारण, वितरण समय, या उत्पादन कार्यक्रम पर किसी भी संभावित प्रभावों पर चर्चा करें और आगे बढ़ने से पहले एक पारस्परिक समझौते पर पहुंचें।
अध्याय 3: समस्याएँ उत्पन्न होने के बाद संचार
सावधानीपूर्वक योजना और कार्यान्वयन के बावजूद, खरीद प्रक्रिया के दौरान समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं।
यदि आपको किसी उत्पाद या डिलीवरी में कोई समस्या आती है, तो कृपया आपूर्तिकर्ता को तुरंत सूचित करें और शांत संचार बनाए रखें। उंगली उठाने या टकराव से बचें और समस्याओं का रचनात्मक समाधान खोजने पर ध्यान केंद्रित करें।
आप समस्या के समाधान के लिए अपनी अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से बता सकते हैं, चाहे वह प्रतिस्थापन, मरम्मत या मुआवजा हो। एक कार्य योजना विकसित करने और समाधान के लिए एक समयरेखा विकसित करने के लिए विक्रेता के साथ काम करें।
इसके अलावा, ईमेल, फोन कॉल और लिखित पत्राचार सहित आपूर्तिकर्ताओं के साथ सभी संचारों के विस्तृत रिकॉर्ड रखें। यह प्रलेखन विवादों या असहमति की स्थिति में साक्ष्य के रूप में कार्य करता है और जवाबदेही सुनिश्चित करने में मदद करता है।
आयात प्रक्रिया के दौरान चीनी आपूर्तिकर्ताओं के साथ प्रभावी संचार के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करके, आयातकों के पास मजबूत रिश्तों के निर्माण, जोखिम को कम करने और अपने व्यवसाय की सफलता सुनिश्चित करने का एक बेहतर मौका है।
