Avant la production en série, assurez-vous que tous les détails sont mutuellement convenus avec votre fournisseur chinois pour garantir un processus de production fluide et éviter des retouches inutiles ou des retards dus à une communication ultérieure peu claire.
Dans cet article, nous présenterons les points clés qui doivent être confirmés auprès de votre fournisseur chinois avant le début officiel de la production, pour vous aider à honorer plus facilement tous les aspects de votre commande.
1. Confirmation de la facture pro forma
Avant la production formelle, vous devez confirmer auprès du fournisseur la facture pro forma (PI en abrégé), qui équivaut à la version préliminaire du contrat et contient des informations clés telles que le prix, la quantité, les spécifications du produit, etc.
Lors de la confirmation de cette facture, assurez-vous de revérifier tous les détails pour éviter toute incohérence avec le prix indiqué au moment de l'expédition formelle.
Une facture pro forma est souvent utilisée comme document de base pour le devis final et une fois confirmée, le prix et les conditions ne sont pas sujets à changement. Il fournit un prix spécifique et des détails de transaction pour vous et le fournisseur.
Des factures pro forma sont également requises lorsque vous êtes en cours de dédouanement import/export. Assurez-vous donc que le montant de la commande indiqué sur la facture est le même que le montant que vous avez payé.
Les factures pro forma aident à résoudre les problèmes de taxes à l'importation et à l'exportation en indiquant clairement toutes les marchandises, les frais et les conditions de livraison, ce qui peut aider au calcul des droits, de la TVA, etc. Certains acheteurs proposent des montants de facture inférieurs afin de payer moins de droits, ce qui implique des frais légaux. risques.
2.Signer un accord de confidentialité
Si votre nouveau produit implique des brevets, des dessins de conception ou d'autres informations confidentielles, la signature d'un accord de non-divulgation (NDA) est nécessaire avant de générer des collaborations en grande quantité. Un accord de non-divulgation peut protéger efficacement vos secrets commerciaux, empêchant les informations de fuir et d'être utilisées par des concurrents.
Les accords de non-divulgation doivent préciser quels types d’informations doivent rester confidentielles. Par exemple, les dessins de conception de produits, les données de la chaîne d'approvisionnement, les plans marketing, etc. Seules les informations définies comme confidentielles doivent rester confidentielles par le fournisseur.
Préciser la durée de confidentialité des informations. Certaines informations peuvent perdre leur confidentialité après un certain temps, tandis que certains secrets commerciaux peuvent devoir rester confidentiels de manière permanente. Ces délais doivent être indiqués dans l'accord.
Précisez dans l’accord les conséquences d’une violation de la clause de confidentialité, notamment les amendes, l’indemnisation des dommages, etc. Cela obligera mieux le fournisseur à respecter l’accord.
3.Confirmer la livraison et le délai de livraison
Il est important de clarifier les délais de livraison avec vos fournisseurs pour vous assurer que vos marchandises arrivent à une heure précise, sinon cela peut affecter votre programme de vente.
Confirmer les délais de livraison et de livraison et garantir l'accord avec vos fournisseurs peut éviter les retards de production, les problèmes de transport et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, entre autres tracas, en garantissant que vos produits arrivent sur le marché à temps et que votre plan d'affaires est exécuté sans problème.
Avant de finaliser une commande auprès d’un fournisseur, vous devez d’abord confirmer le délai de production. La durée du délai de production dépend de la complexité de la commande, des besoins de personnalisation du produit et de la capacité de production du fournisseur.
Dans le cas de commandes importantes ou de produits personnalisés, le délai de production peut être plus long, il est donc important de confirmer ce point à l'avance.
Lors de la confirmation du délai de livraison, vous devez également discuter du mode de transport (par exemple maritime, aérien, ferroviaire, etc.) avec le fournisseur, ainsi que du temps de transit. Différents modes de transport peuvent affecter les délais de livraison.
Par exemple, le fret maritime prend généralement plus de temps que le fret aérien, mais coûte moins cher. Vous devez équilibrer le coût et le délai de livraison avec vos besoins.
La détermination du lieu de livraison (ex. port, entrepôt, porte-à-porte, etc.) a également un impact direct sur le délai de livraison. Après avoir confirmé le mode de transport, il est important de clarifier avec le fournisseur le lieu de livraison et si le fournisseur doit fournir d'autres services, tels que le déchargement, le dédouanement, etc., au moment de la livraison.
Lors de la détermination des délais de livraison, tenez compte des jours fériés chinois, tels que le Nouvel An chinois et la Fête nationale, qui peuvent entraîner des retards dans la production et la logistique. Confirmer les arrangements de vacances avec les fournisseurs pour éviter les retards dus aux vacances.
Par exemple, vous allez acheter un lot d’appareils électroniques grand public en Chine. Vous avez négocié une commande avec le fournisseur et spécifié les conditions de livraison FOB Shanghai. Vous demandez au fournisseur de terminer la production et d’expédier les marchandises dans les 30 jours suivant la confirmation de la commande. Le fournisseur vous fournit un planning de production et un plan de transport détaillés : le délai de production est de 20 jours et le délai de transport est estimé à 10 jours. Afin d'assurer une livraison avant les vacances, vous demandez spécifiquement au fournisseur de produire en avance sur le calendrier et de commencer à organiser l'expédition 15 jours après la confirmation de la commande. De cette façon, vous évitez les problèmes de livraison causés par les vacances ou les retards de production.
De plus, vous demandez aux fournisseurs de fournir des rapports d'avancement réguliers avant la livraison afin que vous puissiez suivre l'état de vos commandes et garantir que les délais de livraison sont respectés. En communiquant et en confirmant clairement les délais de livraison et de livraison, vous vous assurez que le produit arrivera à destination à temps.
4. Compensation ou solution pour défauts du produit
Même les fournisseurs très spécialisés peuvent rencontrer des problèmes liés aux défauts de qualité des produits au cours du processus de production. Qu'ils soient dus à des dommages causés par la production ou le transport, les défauts des produits peuvent entraîner l'insatisfaction des clients, des retards de vente ou d'autres pertes financières.
Par conséquent, clarifier l'indemnisation et la solution aux défauts du produit et convenir à l'avance avec le fournisseur peut vous aider rapidement à faire face aux problèmes de qualité et à réduire les pertes.
Si 5 % des produits d’une commande groupée que vous recevez sont défectueux, vous pourriez devoir régler ces problèmes à vos frais si un programme de compensation n’est pas établi au préalable. En communiquant à l'avance, vous pouvez éviter des pertes en demandant à votre fournisseur d'inclure une clause de compensation des défauts dans le contrat, comme par exemple une compensation lors de la prochaine commande ou une remise d'un certain montant.
Types de défauts du produit
Défauts d'apparence
Les défauts d'apparence font généralement référence à des problèmes de surface ou d'apparence du produit, tels que des rayures, une couleur inégale, une déformation, des taches, une casse, etc. De tels défauts surviennent souvent pendant le transport ou sans contrôle qualité strict pendant la production.
Ordonnance
- Retours et échanges : Si le défaut est découvert avant la livraison, il pourra être demandé au fournisseur de retourner ou d'échanger le produit non conforme.
- Remise de compensation : si le défaut est mineur et n’affecte pas le fonctionnement du produit, vous pouvez négocier une remise ou un remboursement auprès du fournisseur.
- Reconditionnement ou repeinture : Si les dommages sont mineurs et que le coût de la réparation est faible, vous pouvez demander au fournisseur de le réparer ou de vous indemniser pour les frais de reconditionnement.
défaut fonctionnel
Un défaut fonctionnel se produit lorsqu'un produit ne fonctionne pas ou ne fonctionne pas correctement. Les exemples incluent des produits électroniques qui ne s’allument pas, des pièces mécaniques qui ne fonctionnent pas correctement et des logiciels qui fonctionnent mal. Ces types de défauts surviennent généralement au cours du processus de fabrication et peuvent être causés par une mauvaise conception, des problèmes de matériaux ou un assemblage inapproprié.
Solution:
- Retour ou échange du produit : Demandez au fournisseur de procéder à un retour ou à un remplacement, surtout si le défaut affecte l'utilisation normale du produit.
- Réparation ou débogage : pour les produits dont les coûts de réparation sont faibles, vous pouvez demander au fournisseur de les réparer ou de les déboguer.
- Indemnisation des dommages : Si le produit défectueux a provoqué des plaintes de clients ou des pertes de marché, le fournisseur peut être tenu responsable des dommages.
Écart de taille ou de spécifications
Un écart de taille ou de spécifications se produit lorsqu'un fournisseur livre un produit qui ne correspond pas aux exigences de la commande. Cela peut être dû à une production non conforme aux spécifications ou à une erreur dans la compréhension de la commande par le fournisseur.
Solution:
- Retour ou échange : Demandez au fournisseur de retourner ou d'échanger le produit qui ne répond pas aux spécifications.
- Modifier ou ajuster : si un seul produit individuel n'est pas conforme aux spécifications, vous pouvez demander au fournisseur d'ajuster ou de remplacer le produit pour vous assurer qu'il répond à vos exigences.
- Reproduire : S'il y a un problème avec l'ensemble du lot, vous devrez peut-être demander au fournisseur de reproduire et de réexpédier le produit.
Problèmes matériels
Les défauts matériels sont des problèmes liés aux matières premières d'un produit qui peuvent entraîner une qualité inférieure aux normes ou une durée de vie plus courte. Les exemples incluent l’utilisation de tissus de qualité inférieure pour les vêtements ou de plastiques de mauvaise qualité pour l’ameublement.
Solution:
- Remplacement des matériaux : exiger du fournisseur qu'il remplace les matériaux de qualité inférieure et qu'il utilise des matériaux conformes dans la production ultérieure.
- Retours, échanges ou compensation : Pour les produits qui ont été livrés et qui présentent des problèmes matériels, vous pouvez demander des retours, des échanges ou demander au fournisseur d'accorder des remises en guise de compensation.
- Reproduction : Si le problème matériel affecte la production de masse, il peut être demandé au fournisseur de reproduire des produits qualifiés.
5. Déterminez le mode de paiement
Déterminer le mode de paiement avec vos fournisseurs est une étape vers le bon déroulement de la transaction. Les différentes méthodes de paiement affectent non seulement le flux de fonds, mais sont également directement liées à votre contrôle des risques et à votre flux de trésorerie.
Les entreprises faisant du commerce extérieur en Chine acceptent généralement les modes de paiement suivants :
Virement télégraphique (T/T)
Il s’agit du mode de paiement le plus courant, dans lequel l’acheteur transfère l’argent directement au vendeur via la banque. Les virements télégraphiques sont rapides et faciles et sont généralement effectués dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables, mais peuvent impliquer des frais.
Les entreprises chinoises souhaitent généralement recevoir les paiements le plus rapidement possible, c'est pourquoi les virements électroniques sont devenus le mode de paiement le plus courant.
Lettre de crédit (L/C)
Ce mode de paiement fournit une garantie par l'intermédiaire de la banque pour garantir que le vendeur puisse recevoir le paiement des marchandises après la livraison conformément aux exigences du contrat. Il convient aux montants plus importants et aux transactions à plus haut risque et peut protéger les intérêts des deux parties, mais le coût d'émission d'une lettre de crédit est plus élevé et le processus est plus lourd. Pour les clients peu familiers, les lettres de crédit peuvent réduire efficacement le risque des transactions.
Les entreprises chinoises choisissent généralement le mode de paiement par lettre de crédit dans les transactions avec de nouveaux clients ou des marchés inconnus, car la lettre de crédit offre une protection bancaire et peut efficacement éviter le risque de défaut du client.
Lettres de change (D/P, D/A)
Gère la documentation des marchandises par l'intermédiaire de la banque et l'acheteur doit effectuer le paiement avant de pouvoir prendre livraison des marchandises. C'est plus simple qu'une lettre de crédit, mais le vendeur peut courir certains risques si l'acheteur refuse de payer.
Les mandats sont un moyen simple et moins coûteux de payer des commandes qui n’impliquent pas un montant de transaction important.
Paiement Alipay/WeChat
Ces moyens de paiement sont très populaires en Chine et sont particulièrement adaptés aux petites transactions et aux modèles B2C (business-to-consumer). Ils sont faciles à utiliser et les fonds arrivent rapidement, mais ne conviennent généralement pas aux produits en vrac ou aux relations d'approvisionnement à long terme.
6.Confirmer les conditions de paiement
Les conditions de paiement ne sont pas seulement liées à la sécurité des flux financiers, mais ont également un impact direct sur la relation de confiance et de coopération entre les deux parties. Des conditions de paiement claires et raisonnables peuvent contribuer à minimiser les risques potentiels, à protéger les intérêts des deux parties et à garantir que les marchandises sont produites et livrées à temps.
Des conditions de paiement claires contribuent non seulement à garantir le bon déroulement de la transaction, mais minimisent également efficacement les risques pour les deux parties. Selon le type de commande et la relation, les fournisseurs proposent généralement plusieurs modes de paiement courants.
Dépôt de 30 % et solde de 70 % avant l'exportation
Ce mode de paiement est très courant dans les transactions de commerce extérieur, généralement utilisé pour les nouveaux clients ou pour la première coopération. L'acheteur doit payer un acompte de 30 % à l'avance après la signature du contrat, et les 70 % restants seront payés avant ou après l'expédition des marchandises.
Pour l'acheteur, le paiement de l'acompte garantit que le fournisseur produira et expédiera les marchandises à l'heure convenue, tandis que le fournisseur garantit que l'acheteur est sincère en passant la commande via l'acompte. Cette approche équilibre les risques pour les deux parties, mais l’acheteur doit disposer de flux financiers suffisants pour payer la caution.
Dépôt de 30 %, paiement de 70 % B/L
Un autre mode de paiement courant consiste à payer un acompte de 30 % et les 70 % restants au moyen d'un connaissement. Cela signifie que l’acheteur paie le solde restant au vendeur après l’expédition des marchandises et la réception du connaissement.
De cette manière, l’acheteur peut recevoir le connaissement confirmant que les marchandises ont été expédiées, puis effectuer le paiement final, ce qui augmente la sécurité de la transaction.
Le vendeur peut également s’assurer qu’avant la remise du connaissement à l’acheteur, une partie du paiement a été reçue, réduisant ainsi le risque. Cette méthode convient à une coopération à long terme entre acheteurs et vendeurs.
Aucune caution requise, paiement intégral par connaissement
Pour les partenaires ayant établi une relation de confiance à long terme, certains fournisseurs proposent même la condition de paiement intégral, c'est-à-dire que l'acheteur paie l'intégralité du montant de la marchandise après réception du connaissement.
Cette approche est très favorable à l'acheteur, car il n'est pas nécessaire de payer un acompte à l'avance, le flux des fonds est plus flexible.
Quant au vendeur, cela signifie que la confiance est établie dans une certaine mesure et que l'acheteur peut confirmer la propriété des marchandises grâce au connaissement, ce qui réduit l'incertitude de la transaction.
O/A (compte ouvert)
Les paiements O/A (Open Account) sont ceux qui permettent à l'acheteur de payer les marchandises dans un certain délai après leur expédition, sans avoir à effectuer de paiement à l'avance.
En règle générale, les conditions de paiement O/A stipulent que l'acheteur doit payer les marchandises dans un délai de 30, 60 ou 90 jours, selon l'accord spécifique avec le fournisseur. Le mode de paiement O/A crée une solide relation de confiance entre l'acheteur. et le vendeur.
Ultime
J'espère que cet article sur les choses à vérifier auprès de vos fournisseurs chinois avant la production vous aidera à obtenir une coopération cordiale entre vous et vos fournisseurs. Si vous avez des questions sur le contenu d’aujourd’hui, n’hésitez pas à me le faire savoir dans les commentaires ci-dessous.
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