Zorg er vóór de massaproductie voor dat alle details onderling zijn overeengekomen met uw Chinese leverancier om een soepel productieproces te garanderen en onnodig nabewerking of vertragingen als gevolg van onduidelijke daaropvolgende communicatie te voorkomen.
In dit artikel introduceren we de belangrijkste punten die vóór de officiële start van de productie met uw Chinese leverancier moeten worden bevestigd, zodat u elk aspect van uw bestelling soepeler kunt uitvoeren.
1. Bevestiging van pro-formafactuur
Vóór de formele productie moet u bij de leverancier de Proforma-factuur (kortweg PI) bevestigen. Deze is gelijkwaardig aan de voorlopige versie van het contract en bevat belangrijke informatie zoals prijs, hoeveelheid, productspecificaties, enzovoort.
Wanneer u deze factuur bevestigt, zorg er dan voor dat u alle details dubbel controleert om eventuele inconsistenties met de opgegeven prijs op het moment van formele verzending te voorkomen.
Een pro-formafactuur wordt vaak gebruikt als basisdocument voor de definitieve offerte en zodra deze is bevestigd, kunnen de prijs en voorwaarden niet meer worden gewijzigd. Het biedt een specifieke prijs en transactiegegevens voor zowel u als de leverancier.
Proforma-facturen zijn ook vereist wanneer u bezig bent met import/export-inklaring. Zorg er dus voor dat het orderbedrag op de factuur gelijk is aan het bedrag dat je betaald hebt.
Proforma-facturen helpen bij het omgaan met import- en exportbelastingkwesties door duidelijk alle goederen, kosten en leveringsvoorwaarden weer te geven, wat kan helpen bij het berekenen van invoerrechten, BTW enz. Sommige kopers bieden lagere factuurbedragen aan om minder invoerrechten te betalen, wat juridische verplichtingen met zich meebrengt. risico's.
2. Onderteken de vertrouwelijkheidsovereenkomst
Als uw nieuwe product patenten, ontwerptekeningen of andere vertrouwelijke informatie bevat, is het ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) noodzakelijk voordat u in grote hoeveelheden gaat samenwerken. Een geheimhoudingsovereenkomst kan uw bedrijfsgeheimen effectief beschermen, waardoor wordt voorkomen dat de informatie lekt en door concurrenten wordt gebruikt.
In geheimhoudingsovereenkomsten moet worden gespecificeerd welk soort informatie vertrouwelijk moet worden gehouden. Bijvoorbeeld productontwerptekeningen, supply chain-gegevens, marketingplannen, etc. Alleen informatie die als vertrouwelijk is gedefinieerd, is verplicht vertrouwelijk te blijven door de leverancier.
Specificeer de duur van de vertrouwelijkheid van informatie. Sommige informatie kan na een bepaalde periode zijn vertrouwelijkheid verliezen, terwijl sommige bedrijfsgeheimen mogelijk permanent vertrouwelijk moeten worden gehouden. Deze termijnen dienen in de overeenkomst te worden vermeld.
Geef in de overeenkomst aan wat de gevolgen zijn van het overtreden van het geheimhoudingsbeding, waaronder boetes, schadevergoeding etc. Dit zal de leverancier beter binden aan het nakomen van de overeenkomst.
3. Bevestig de levering en levertijd
Het is belangrijk om de levertijden met uw leveranciers duidelijk te maken om ervoor te zorgen dat uw goederen op een specifiek tijdstip arriveren, anders kan dit uw verkoopprogramma beïnvloeden.
Door leverings- en doorlooptijden te bevestigen en te zorgen voor overeenstemming met uw leveranciers, kunt u onder meer productievertragingen, transportproblemen en verstoringen van de toeleveringsketen voorkomen, zodat uw producten op tijd op de markt komen en uw bedrijfsplan soepel wordt uitgevoerd.
Voordat u een bestelling bij een leverancier afrondt, moet u eerst de productiedoorlooptijd bevestigen. De lengte van de productiedoorlooptijd is afhankelijk van de complexiteit van de bestelling, de maatwerkbehoeften van het product en de productiecapaciteit van de leverancier.
Bij bestellingen in grote volumes of op maat gemaakte producten kan de productietijd langer zijn, dus het is belangrijk om dit punt vooraf te bevestigen.
Bij het bevestigen van de levertijd moet u ook de wijze van transport (bijvoorbeeld over zee, door de lucht, per spoor, enz.) bespreken met de leverancier, evenals de transittijd. Verschillende transportmodi kunnen de levertijden beïnvloeden.
Zeevracht duurt bijvoorbeeld doorgaans langer dan luchtvracht, maar kost minder. U moet de kosten en de levertijd in evenwicht brengen met uw behoeften.
Het bepalen van de leveringslocatie (bijvoorbeeld haven, magazijn, deur-tot-deur, etc.) heeft ook een directe impact op de levertijd. Nadat u de wijze van transport heeft bevestigd, is het belangrijk om met de leverancier de plaats van levering te verduidelijken en of de leverancier op het moment van levering andere diensten moet verlenen, zoals lossen, inklaring enz.
Houd bij het bepalen van de levertijden rekening met Chinese feestdagen, zoals het Chinese Nieuwjaar en de Nationale Dag, die vertragingen in de productie en logistiek kunnen veroorzaken. Bevestig vakantieafspraken met leveranciers om vertragingen als gevolg van feestdagen te voorkomen.
U gaat bijvoorbeeld een partij consumentenelektronica uit China kopen. U heeft met de leverancier over een bestelling onderhandeld en als leveringsvoorwaarden FOB Shanghai opgegeven. U eist van de leverancier dat hij de productie voltooit en de goederen binnen 30 dagen na de orderbevestiging verzendt. De leverancier verstrekt u een gedetailleerd productieschema en transportplan: de productiedoorlooptijd bedraagt 20 dagen en de transporttijd wordt geschat op 10 dagen. Om de levering vóór de feestdagen te garanderen, vraagt u de leverancier specifiek om eerder dan gepland te produceren en 15 dagen na de orderbevestiging te beginnen met het regelen van de verzending. Zo vermijdt u leveringsproblemen veroorzaakt door feestdagen of productievertragingen.
Bovendien eist u van leveranciers dat zij voorafgaand aan de levering regelmatig voortgangsrapporten verstrekken, zodat u de status van uw bestellingen kunt volgen en ervoor kunt zorgen dat de levertijden op schema liggen. Door de leverings- en doorlooptijden duidelijk te communiceren en te bevestigen, zorg je ervoor dat het product op tijd op de plaats van bestemming komt.
4. Compensatie of oplossing voor productdefecten
Zelfs zeer gespecialiseerde leveranciers kunnen tijdens het productieproces problemen ondervinden met productkwaliteitsfouten. Of het nu gaat om schade veroorzaakt door productie of transport, productdefecten kunnen leiden tot ontevredenheid van de klant, verkoopvertragingen of andere financiële verliezen.
Daarom kan het verduidelijken van de compensatie en oplossing voor productdefecten en het vooraf overeenkomen met de leverancier u helpen kwaliteitsproblemen snel het hoofd te bieden en verliezen te verminderen.
Als 5% van de producten in een bulkbestelling die u ontvangt defect is, kunt u deze problemen op eigen kosten moeten oplossen als er niet vooraf een compensatieprogramma is opgesteld. Door vooraf te communiceren kunt u verliezen voorkomen door uw leverancier te vragen een clausule ter compensatie van gebreken in het contract op te nemen, zoals het compenseren van de schade bij de volgende bestelling of het aanbieden van een korting van een bepaald bedrag.
Soorten productdefecten
Uiterlijke gebreken
Uiterlijke gebreken verwijzen meestal naar problemen met het oppervlak of het uiterlijk van het product, zoals krassen, ongelijkmatige kleuren, vervorming, vlekken, breuken, enz. Dergelijke gebreken treden vaak op tijdens transport of zonder strikte kwaliteitscontrole tijdens de productie.
Recept
- Retourneren en ruilen: Als het gebrek vóór de levering wordt ontdekt, kan de leverancier worden gevraagd het niet-conforme product te retourneren of te ruilen.
- Compensatiekorting: Als het defect klein is en de werking van het product niet beïnvloedt, kunt u bij de leverancier onderhandelen over een korting of terugbetaling.
- Ompakken of opnieuw lakken: Als de schade gering is en de reparatiekosten laag zijn, kunt u de leverancier vragen om het product te repareren of u te vergoeden voor de kosten van het opnieuw verpakken.
functioneel defect
Er is sprake van een functioneel defect als een product niet of niet naar behoren functioneert. Voorbeelden hiervan zijn elektronische producten die niet aangaan, mechanische onderdelen die niet goed functioneren en software die niet goed functioneert. Dit soort defecten treden meestal op tijdens het productieproces en kunnen worden veroorzaakt door een slecht ontwerp, materiaalproblemen of onjuiste montage.
Oplossing:
- Product retourneren of ruilen: Vraag de leverancier om retournering of vervanging, vooral als het defect het normale gebruik van het product beïnvloedt.
- Repareren of debuggen: Voor producten met lage reparatiekosten kunt u de leverancier vragen deze te repareren of te debuggen.
- Schadevergoeding: Als het gebrekkige product klachten van klanten of marktverliezen heeft veroorzaakt, kan de leverancier aansprakelijk worden gesteld voor de schade.
Verschil in maat of specificatie
Er is sprake van een maat- of specificatieverschil wanneer een leverancier een product levert dat niet voldoet aan de eisen van de bestelling. Dit kan te wijten zijn aan het feit dat de productie niet aan de specificaties voldoet of aan een fout in het begrijpen van de bestelling door de leverancier.
Oplossing:
- Retourneren of ruilen: Vraag de leverancier het product dat niet aan de specificaties voldoet te retourneren of te ruilen.
- Aanpassen of aanpassen: Als alleen een individueel product buiten de specificaties valt, kunt u de leverancier vragen het product aan te passen of te vervangen om er zeker van te zijn dat het aan uw eisen voldoet.
- Reproduceren: Als er een probleem is met de hele batch, moet u mogelijk de leverancier vragen het product te reproduceren en opnieuw te verzenden.
Materiële problemen
Materiaalfouten zijn problemen met de grondstoffen van een product die kunnen resulteren in ondermaatse kwaliteit of een kortere levensduur. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van ondermaatse stoffen voor kleding of kunststoffen van slechte kwaliteit voor woninginrichting.
Oplossing:
- Vervanging van materialen: van de leverancier eisen dat hij de materialen die niet aan de normen voldoen vervangt en in de daaropvolgende productie conforme materialen gebruikt.
- Retourneren, ruilen of compensatie: Voor producten die geleverd zijn en materiële problemen blijken te hebben, kunt u vragen om retourzending, ruilen of de leverancier vragen om kortingen te geven als compensatie.
- Reproductie: Als het materiaalprobleem de massaproductie beïnvloedt, kan de leverancier worden gevraagd gekwalificeerde producten opnieuw te produceren.
5. Bepaal de betaalmethode
Het bepalen van de betaalmethode met uw leveranciers is een stap op weg naar een vlotte transactie. Verschillende betaalmethoden hebben niet alleen invloed op de geldstroom, maar hebben ook direct betrekking op uw risicobeheersing en cashflow.
Bedrijven die buitenlandse handel drijven in China accepteren doorgaans de volgende betaalmethoden:
Telegrafische overdracht (T/T)
Dit is de meest voorkomende betaalmethode, waarbij de koper het geld via de bank rechtstreeks aan de verkoper overmaakt. Telegrafische overboekingen zijn snel en eenvoudig en worden doorgaans binnen 1-3 werkdagen voltooid, maar er kunnen kosten aan verbonden zijn.
Chinese bedrijven willen doorgaans zo snel mogelijk de betaling ontvangen, daarom zijn overboekingen de meest gebruikelijke betaalmethode geworden.
Kredietbrief (L/C)
Deze betaalmethode biedt een garantie via de bank om ervoor te zorgen dat de verkoper na levering de betaling voor de goederen kan ontvangen in overeenstemming met de contractvereisten. Het is geschikt voor grotere bedragen en transacties met een hoger risico en kan de belangen van beide partijen beschermen, maar de kosten voor het afgeven van een kredietbrief zijn hoger en het proces is omslachtiger. Voor onbekende klanten kunnen kredietbrieven het risico op transacties effectief verminderen.
Chinese bedrijven kiezen doorgaans voor de betalingsmethode met een kredietbrief bij transacties met nieuwe klanten of onbekende markten, omdat de kredietbrief bankbescherming biedt en het risico van wanbetaling van de klant effectief kan vermijden.
Wissels (D/P, D/A)
Verzorgt de documentatie van goederen via de bank en de koper moet betalen voordat hij de goederen in ontvangst kan nemen. Het is eenvoudiger dan een kredietbrief, maar de verkoper kan enig risico lopen als de koper weigert te betalen.
Postwissels zijn een gemakkelijke en goedkopere manier om bestellingen te betalen waarbij geen groot transactiebedrag betrokken is.
Alipay/WeChat-betaling
Deze betaalmethoden zijn erg populair in China en zijn vooral geschikt voor kleine transacties en B2C-modellen (business-to-consumer). Ze zijn gemakkelijk te gebruiken en het geld komt snel binnen, maar is doorgaans niet geschikt voor bulkgoederen of langdurige leveringsrelaties.
6.Bevestig de betalingsvoorwaarden
Betalingsvoorwaarden hebben niet alleen betrekking op de veiligheid van financiële stromen, maar hebben ook een directe impact op de vertrouwens- en samenwerkingsrelatie tussen beide partijen. Duidelijke en redelijke betalingsvoorwaarden kunnen potentiële risico's helpen minimaliseren, de belangen van beide partijen beschermen en ervoor zorgen dat goederen op tijd worden geproduceerd en geleverd.
Duidelijke betalingsvoorwaarden zorgen niet alleen voor een vlotte transactie, maar minimaliseren ook effectief het risico voor beide partijen. Afhankelijk van het type bestelling en de relatie bieden leveranciers doorgaans meerdere veel voorkomende betaalmethoden aan.
30% aanbetaling en 70% saldo vóór export
Deze betaalmethode is heel gebruikelijk bij buitenlandse handelstransacties en wordt meestal gebruikt voor nieuwe klanten of voor een eerste samenwerking. De koper moet vooraf een aanbetaling van 30% betalen na ondertekening van het contract, en de resterende 70% wordt betaald vóór of nadat de goederen zijn verzonden.
Voor de koper zorgt het betalen van de aanbetaling ervoor dat de leverancier de goederen op het afgesproken tijdstip zal produceren en verzenden, terwijl de leverancier ervoor zorgt dat de koper oprecht is in het plaatsen van de bestelling via de aanbetaling. Deze aanpak brengt de risico's voor beide partijen in evenwicht, maar de koper moet over voldoende financiële middelen beschikken om de aanbetaling te betalen.
30% aanbetaling, 70% B/L-betaling
Een andere veelgebruikte betaalmethode is het betalen van een aanbetaling van 30% en de resterende 70% via een vrachtbrief. Dit betekent dat de koper het resterende saldo aan de verkoper betaalt nadat de goederen zijn verzonden en de vrachtbrief is ontvangen.
Op deze manier kan de koper de vrachtbrief ontvangen om te bevestigen dat de goederen zijn verzonden en vervolgens de laatste betaling voltooien, wat de veiligheid van de transactie vergroot.
Ook kan de verkoper ervoor zorgen dat voordat de vrachtbrief aan de koper wordt overhandigd, een deel van de betaling is ontvangen, waardoor het risico wordt verkleind. Deze methode is geschikt voor langdurige samenwerking tussen kopers en verkopers.
Geen aanbetaling vereist, volledige betaling per vrachtbrief
Voor partners die een langdurige vertrouwensrelatie hebben opgebouwd, bieden sommige leveranciers zelfs de voorwaarde van volledige betaling, dat wil zeggen dat de koper het volledige bedrag van de goederen betaalt na ontvangst van de vrachtbrief.
Deze aanpak is zeer gunstig voor de koper, omdat er geen aanbetaling vooraf hoeft te worden gedaan en de geldstroom flexibeler is.
Wat de verkoper betreft, betekent dit dat er tot op zekere hoogte vertrouwen is gevestigd en dat de koper de eigendom van de goederen kan bevestigen op grond van de vrachtbrief, wat de onzekerheid van de transactie vermindert.
O/A（Rekening openen）
O/A-betalingen (Open Account) zijn betalingen waarmee de koper de goederen binnen een bepaalde periode na verzending kan betalen, zonder dat hij vooraf een betaling hoeft te doen.
Normaal gesproken zullen de O/A-betalingsvoorwaarden bepalen dat de koper de goederen binnen 30, 60 of 90 dagen moet betalen, afhankelijk van de specifieke overeenkomst met de leverancier. De O/A-betalingsmethode creëert een sterke vertrouwensrelatie tussen de koper en de verkoper.
Ultiem
Ik hoop dat dit artikel over zaken die u vóór de productie moet controleren bij uw Chinese leveranciers, u helpt een hartelijke samenwerking tussen u en uw leveranciers tot stand te brengen. Als je vragen hebt over de inhoud van vandaag, laat het me dan weten in de reacties hieronder.
Goodcan is een professioneel inkoopbedrijf voor agenten in Yiwu, als u de beste service nodig heeft en de meest concurrerende prijs wilt bieden, alstublieft Neem contact met ons op!
