Luku 1: Tiedusteluviestintä
Kun aloitetaan kommunikointi kiinalaisten toimittajien kanssa, tiedustelu on ostajien yleisin tehtävä. Maahantuojat ja kiinalainen myyntihenkilöstö käyttävät paljon aikaa ja energiaa tiedusteluihin ja tarjouksiin. Ostajat haluavat usein myyjän ilmoittavan yksikköhinnan, toimitusajan ja veroprosentin myyjälle antamansa listan perusteella. Se on yksinkertainen ja tehokas.
Mutta itse asiassa myynti kysyy monissa tiedusteluprosesseissa monia ostoon liittyviä kysymyksiä: Kuinka suuri ostovolyymi on? Käytitkö itse? Onko toimitusaika kiireellinen? …
Monet ostajat eivät ymmärrä, miksi on niin paljon merkityksettömiä kysymyksiä. Itse asiassa tämä johtuu siitä, että myyjä haluaa selvittää maahantuojan tilanteen, punnita tilauksen tuottoa asiakkaan tuotteen kiireellisyyden, ostovolyymin jne. perusteella ja räätälöidä sitten täydellisen tarjoussuunnitelman.
Sitten maahantuojat voivat valmistautua seuraaviin näkökohtiin:
Anna yksityiskohtaiset vaatimukset:
Esitä selkeästi tuotetiedot, mukaan lukien materiaalit, mitat, määrät ja mahdolliset erityisvaatimukset. Yksityiskohtaisten tietojen antaminen etukäteen auttaa toimittajaa ymmärtämään tarkalleen, mitä tarvitset.
Esitä asiaankuuluvia kysymyksiä:
Valmistele joukko asiaankuuluvia kysymyksiä kysyäksesi toimittajalta sen tuotteista, valmistusominaisuuksista, toimitusajoista ja hinnoittelusta. Tarkkojen kysymysten esittäminen voi osoittaa vakavuutesi ja auttaa sinua keräämään tietoja, joita tarvitset tietoisen päätöksen tekemiseen.
Pyydä näytteitä:
Pyydä näytteitä sinua kiinnostavista tuotteista arvioidaksesi laatua, ammattitaitoa ja soveltuvuutta markkinoille. Kerro selkeästi näytevaatimuksistasi, mukaan lukien mahdolliset räätälöinti- tai brändäystiedot.
Aseta odotukset:
Kerro selkeästi odotuksesi hinnoista, maksuehdoista ja toimitusaikatauluista. Kerro avoimesti budjettirajoituksistasi ja aikajanavaatimuksistasi, jotta vältyt väärinkäsityksiltä myöhemmin.
Luku 2: Viestintä tilauksen toteuttamisen aikana
Kun olet lähettänyt ostosopimuksen toimittajalle, se ei tarkoita, että voit odottaa tuotteen ajallaan toimittamista. Tilanne on usein odottamaton. Joskus jopa toimittajat haluavat toimittaa tavarat ajoissa edistääkseen pitkäaikaista vakaata ja ystävällistä yhteistyötä.
Mutta aina on häiriöitä muista tekijöistä, jotka voivat aiheuttaa onnettomuuksia. Esimerkiksi toimittajan tehdasaikataulu, asiakasprioriteetti, raaka-aineongelmat, tuotantolaitteiden ongelmat ja jopa sähkökatkot, luonnonkatastrofit, vastuuhenkilön sairaus jne. vaikuttavat lopulliseen toimitusaikaan. Monilla myyjillä on tapana työskennellä lujasti korjatakseen ongelman alkuvaiheessa eivätkä kerro ostajille heti. Usein kun toimituspäivän lähestyessä on selvää, että ongelmaa ei voida ratkaista, he joutuvat kertomaan ostajalle, että tavaraa ei voida toimittaa ajoissa.
Kun ongelma ilmenee, jotkut myyjät keksivät erilaisia syitä antaakseen ostajille ymmärtää. Saattaa olla, että jossain linkissä on ongelma, kuten raaka-ainevalmistaja, tulli, logistiikka ja kuljetus... Ostajana sinun on estettävä näiden ongelmien syntyminen mahdollisimman paljon.
Näin ylläpidät tehokasta viestintää tässä vaiheessa:
1. Vahvista tilaustiedot:
Tarkista ja vahvista kaikki tilaustiedot toimittajilta ennen tuotannon aloittamista, mukaan lukien tuotetiedot, määrät, hinnat ja toimitusehdot. Näiden tietojen säilyttäminen kirjallisina auttaa estämään ristiriitaisuuksia ja väärinkäsityksiä.
2.Pidä säännöllistä yhteyttä:
Pidä viestintäkanavat avoinna toimittajien kanssa koko tuotantoprosessin ajan. Pyydä säännöllisiä päivityksiä tilauksen tilasta, mukaan lukien tuotannon edistyminen, laatutarkastukset ja toimitusjärjestelyt.
3. Ratkaise ongelmat nopeasti:
Jos tuotantoprosessin aikana ilmenee ongelmia tai huolenaiheita, ratkaise ne välittömästi toimittajan kanssa. Kerro selkeästi odotuksesi ratkaisusta ja etsi yhdessä ratkaisu, joka vastaa molempien osapuolten tarpeita.
4. Säädöt ja muutokset:
Jos tilausvaatimuksiin tulee muutoksia tai muutoksia, ilmoita niistä selkeästi toimittajalle viipymättä. Keskustele mahdollisista vaikutuksista hinnoitteluun, toimitusaikoihin tai tuotantoaikatauluihin ja sovi yhteisymmärrykseen ennen kuin jatkat.
Luku 3: Viestintä ongelmien ilmaantumisen jälkeen
Huolellisesta suunnittelusta ja toteutuksesta huolimatta hankintaprosessin aikana voi syntyä ongelmia.
Jos kohtaat ongelmia tuotteen tai toimituksen kanssa, ilmoita asiasta välittömästi toimittajalle ja säilytä rauhallinen viestintä. Vältä sormella osoittamista tai vastakkainasettelua ja keskity etsimään rakentavia ratkaisuja ongelmiin.
Voit kertoa selkeästi odotuksesi korjaamisesta ongelman ratkaisemiseksi, olipa kyseessä vaihto, korjaus tai korvaus. Työskentele toimittajan kanssa toimintasuunnitelman laatimiseksi ja aikataulun ratkaisemiseksi.
Tämän lisäksi pidä yksityiskohtaista kirjaa kaikesta yhteydenpidosta toimittajien kanssa, mukaan lukien sähköpostit, puhelut ja kirjallinen kirjeenvaihto. Nämä asiakirjat toimivat todisteena riita- tai erimielisyydessä ja auttavat varmistamaan vastuullisuuden.
Noudattamalla näitä ohjeita tehokkaasta viestinnästä kiinalaisten toimittajien kanssa koko tuontiprosessin ajan, maahantuojilla on paremmat mahdollisuudet rakentaa vahvoja suhteita, vähentää riskejä ja varmistaa liiketoimintansa menestys.
