Poglavje 1: Poizvedbena komunikacija
Ob začetku komunikacije s kitajskimi dobavitelji je povpraševanje najpogostejša naloga kupcev. Uvozniki in kitajsko prodajno osebje bodo porabili veliko časa in energije za povpraševanja in ponudbe. Kupci pogosto želijo, da prodajalec navede ceno na enoto, dobavni rok in davčno stopnjo na podlagi seznama, ki ga posredujejo prodajalcu. Je preprost in učinkovit.
Toda v resnici bo prodaja v mnogih procesih povpraševanja postavila številna vprašanja o nakupu: Kako velik je vaš obseg nakupa? Ste ga sami uporabljali? Ali je dobavni rok nujen? …
Mnogi kupci ne razumejo, zakaj je toliko nepomembnih vprašanj. Pravzaprav je to zato, ker želi prodajalec ugotoviti položaj uvoznika, pretehtati dobiček naročila glede na strankino nujnost izdelka, obseg nakupa itd., nato pa prilagoditi popoln ponudbeni načrt.
Nato se lahko uvozniki pripravijo v naslednjih vidikih:
Navedite podrobne zahteve:
Jasno opišite svoje specifikacije izdelka, vključno z materiali, dimenzijami, količinami in vsemi posebnimi zahtevami. Zagotavljanje podrobnih informacij vnaprej pomaga dobavitelju razumeti, kaj točno potrebujete.
Zastavite ustrezna vprašanja:
Pripravite vrsto ustreznih vprašanj, s katerimi boste dobavitelja vprašali o njegovih izdelkih, proizvodnih zmogljivostih, dobavnih rokih in cenah. Postavljanje posebnih vprašanj lahko dokaže vašo resnost in vam pomaga zbrati informacije, ki jih potrebujete za sprejetje premišljene odločitve.
Zahtevajte vzorce:
Zahtevajte vzorce izdelkov, ki vas zanimajo, da ocenite kakovost, izdelavo in primernost za vaš trg. Jasno sporočite svoje zahteve glede vzorcev, vključno s kakršnimi koli prilagoditvami ali specifikacijami blagovne znamke.
Določite pričakovanja:
Jasno sporočite svoja pričakovanja glede cen, plačilnih pogojev in urnikov dostave. Bodite pregledni glede svojih proračunskih omejitev in časovnih zahtev, da se izognete poznejšim nesporazumom.
Poglavje 2: Komunikacija med izvajanjem naročila
Ko pošljete kupoprodajno pogodbo dobavitelju, to ne pomeni, da lahko čakate na pravočasno odpremo izdelka. Situacija je pogosto nepričakovana. Včasih celo dobavitelji želijo dobaviti blago pravočasno, da bi spodbudili dolgoročno stabilno in prijateljsko sodelovanje.
Vendar vedno obstajajo motnje drugih dejavnikov, ki lahko povzročijo nesreče. Na primer, dobaviteljev tovarniški razpored, prioriteta kupca, težave s surovinami, težave s proizvodno opremo in celo izpadi električne energije, naravne nesreče, bolezen odgovorne osebe itd. bodo vplivali na končni čas dostave. Številni prodajalci se trudijo odpraviti težavo v zgodnjih fazah in kupcem ne povedo takoj. Pogosto, ko je jasno, da težave ni mogoče rešiti, ko se bliža rok dobave, so prisiljeni kupcu povedati, da blaga ni mogoče dostaviti pravočasno.
Ko pride do težave, si nekateri prodajalci izmislijo različne razloge, da bi kupci razumeli. Lahko se zgodi, da je težava v kakšni povezavi, kot je proizvajalec surovin, carina, logistika, transport… Kot kupec morate čim bolj preprečiti nastanek teh težav.
Tukaj je opisano, kako ohraniti učinkovito komunikacijo v tej fazi:
1. Potrdite podrobnosti naročila:
Preglejte in potrdite vse podrobnosti naročila z dobavitelji pred začetkom proizvodnje, vključno s specifikacijami izdelkov, količinami, cenami in pogoji dostave. Shranjevanje teh podatkov v pisni obliki pomaga preprečiti neskladja in nesporazume.
2. Ohranjajte redne stike:
V celotnem proizvodnem procesu imejte odprte komunikacijske kanale z dobavitelji. Zahtevajte redne posodobitve statusa naročila, vključno z napredkom proizvodnje, pregledi kakovosti in ureditvijo pošiljanja.
3. Takoj rešite težave:
Če se med proizvodnim procesom pojavijo težave ali pomisleki, jih takoj rešite z dobaviteljem. Jasno sporočite svoja pričakovanja glede rešitve in skupaj poiščite rešitev, ki ustreza potrebam obeh strani.
4. Prilagoditve in spremembe:
Če pride do kakršnih koli sprememb ali sprememb zahtev naročila, jih nemudoma jasno sporočite dobavitelju. Preden nadaljujete, se pogovorite o morebitnih vplivih na cene, dobavne roke ali načrte proizvodnje in dosežete medsebojni dogovor.
Poglavje 3: Komunikacija po pojavu težav
Kljub skrbnemu načrtovanju in izvedbi lahko med postopkom nabave pride do težav.
Če naletite na težave z izdelkom ali dostavo, prosimo, da takoj obvestite dobavitelja in ohranite mirno komunikacijo. Izogibajte se kazanju s prstom ali soočenju in se osredotočite na iskanje konstruktivnih rešitev težav.
Jasno lahko sporočite svoja pričakovanja glede sanacije za rešitev težave, ne glede na to, ali gre za zamenjavo, popravilo ali nadomestilo. Sodelujte s prodajalcem, da razvijete akcijski načrt in razvijete časovnico za rešitev.
Poleg tega vodite podrobno evidenco vse komunikacije z dobavitelji, vključno z elektronsko pošto, telefonskimi klici in pisno korespondenco. Ta dokumentacija služi kot dokaz v primeru sporov ali nesoglasij in pomaga zagotoviti odgovornost.
Z upoštevanjem teh smernic za učinkovito komunikacijo s kitajskimi dobavitelji v celotnem uvoznem procesu imajo uvozniki boljše možnosti za vzpostavitev močnih odnosov, zmanjšanje tveganja in zagotavljanje uspeha svojega poslovanja.
