Capítol 1: Comunicació de consulta
Quan s'inicia la comunicació amb proveïdors xinesos, la consulta és la tasca més habitual per als compradors. Els importadors i el personal de vendes xinès dedicaran molt de temps i energia a consultes i cotitzacions. Els compradors sovint volen que el venedor indiqui el preu unitari, el període de lliurament i la taxa d'impostos en funció de la llista que proporcionen al venedor. És senzill i eficient.
Però, de fet, en molts processos de consulta, les vendes faran moltes preguntes sobre la compra: Quin és el vostre volum de compres? L'has utilitzat tu mateix? El termini de lliurament és urgent? …
Molts compradors no entenen per què hi ha tantes preguntes irrellevants. De fet, això és perquè el venedor vol conèixer la situació de l'importador, ponderar el benefici de la comanda en funció de la urgència del client pel producte, el volum de compra, etc., i després personalitzar un pla de cotització perfecte.
Aleshores, els importadors poden preparar-se en els aspectes següents:
Proporcioneu requisits detallats:
Descriviu clarament les especificacions del vostre producte, inclosos els materials, les dimensions, les quantitats i qualsevol requisit especial. Proporcionar informació detallada per endavant ajuda el proveïdor a entendre exactament el que necessita.
Feu preguntes rellevants:
Prepareu una sèrie de preguntes rellevants per preguntar al proveïdor sobre els seus productes, capacitats de fabricació, terminis de lliurament i preus. Fer preguntes específiques pot demostrar la vostra serietat i ajudar-vos a reunir la informació que necessiteu per prendre una decisió informada.
Sol·liciteu mostres:
Sol·liciteu mostres dels productes que us interessen per avaluar la qualitat, la mà d'obra i l'adequació al vostre mercat. Comuniqueu clarament els vostres requisits de mostra, incloses les especificacions de personalització o de marca.
Establir expectatives:
Comunica clarament les teves expectatives de preus, condicions de pagament i horaris de lliurament. Sigueu transparents sobre les limitacions pressupostàries i els requisits de cronologia per evitar malentesos més endavant.
Capítol 2: Comunicació durant l'execució de l'ordre
Després d'enviar el contracte de compra al proveïdor, no vol dir que es pugui esperar que el producte s'enviï a temps. La situació sovint és inesperada. De vegades, fins i tot els proveïdors volen lliurar les mercaderies a temps per promoure una cooperació estable i amistosa a llarg termini.
Però sempre hi ha interferències d'altres factors que poden provocar accidents. Per exemple, l'horari de fàbrica del proveïdor, la prioritat del client, problemes de matèries primeres, problemes d'equips de producció i fins i tot talls de llum, desastres naturals, malaltia del responsable, etc. afectaran el termini de lliurament final. Molts venedors solen treballar dur per solucionar el problema en les primeres etapes i no ho diuen als compradors immediatament. Sovint, quan està clar que el problema no es pot resoldre quan s'acosta la data de lliurament, es veuen obligats a dir al comprador que la mercaderia no es pot lliurar a temps.
Quan es produeix un problema, alguns venedors inventaran diversos motius perquè els compradors entenguin. Pot ser que hi hagi un problema en algun enllaç com el fabricant de la matèria primera, la duana, la logística i el transport... Com a comprador, has d'evitar al màxim que aquests problemes es produeixin.
A continuació s'explica com mantenir una comunicació eficaç durant aquesta etapa:
1. Confirmeu els detalls de la comanda:
Reviseu i confirmeu tots els detalls de la comanda amb els proveïdors abans que comenci la producció, incloses les especificacions del producte, les quantitats, els preus i les condicions de lliurament. Mantenir aquests detalls per escrit ajuda a evitar discrepàncies i malentesos.
2. Mantenir un contacte regular:
Mantenir els canals de comunicació oberts amb els proveïdors durant tot el procés de producció. Sol·liciteu actualitzacions periòdiques sobre l'estat de la comanda, inclòs el progrés de la producció, les inspeccions de qualitat i els acords d'enviament.
3.Resol els problemes ràpidament:
Si sorgeixen problemes o preocupacions durant el procés de producció, si us plau, resolgueu-los amb el proveïdor immediatament. Comuniqueu clarament les vostres expectatives d'una solució i treballeu junts per trobar una solució que satisfaci les necessitats d'ambdues parts.
4.Ajustaments i canvis:
Si hi ha canvis o modificacions en els requisits de la comanda, si us plau, comuniqueu-los clarament al proveïdor immediatament. Discutiu qualsevol impacte potencial en els preus, els terminis de lliurament o els horaris de producció i arribeu a un acord mutu abans de continuar.
Capítol 3: Comunicació després de sorgir problemes
Malgrat una planificació i execució acuradas, poden sorgir problemes durant el procés de contractació.
Si trobeu algun problema amb un producte o lliurament, si us plau, aviseu immediatament el proveïdor i mantingueu una comunicació tranquil·la. Eviteu assenyalar els dits o la confrontació i centreu-vos a trobar solucions constructives als problemes.
Podeu comunicar clarament les vostres expectatives de reparació per resoldre el problema, ja sigui una substitució, una reparació o una compensació. Treballeu amb el venedor per desenvolupar un pla d'acció i desenvolupar un calendari per a la resolució.
A més, manteniu registres detallats de totes les comunicacions amb els proveïdors, inclosos els correus electrònics, les trucades telefòniques i la correspondència escrita. Aquesta documentació serveix com a prova en cas de disputes o desacords i ajuda a garantir la rendició de comptes.
Seguint aquestes directrius per a una comunicació eficaç amb els proveïdors xinesos durant tot el procés d'importació, els importadors tenen més possibilitats d'establir relacions sòlides, reduir el risc i garantir l'èxit del seu negoci.
